Nikoli ni sprejemljivo, da so predstavniki služb za stranke nesramni. Kaj pa storite, če dobite nesramnega predstavnika? Vaša najboljša strategija je, da ohranite mir in poskusite osvojiti osebo. Če to ne uspe, prosite, da težavo posredujete nadzorniku ali upravitelju. Ko izčrpate vse možnosti, se obrnite na vodstvo podjetja in se pritožite nad nesramno storitvijo, ki ste jo prejeli.
Koraki
1. del od 2: Ravnanje z nesramnim predstavnikom službe za stranke
Korak 1. Ostanite mirni
Ne veste, zakaj je predstavnik službe za stranke tako nesramen. Na primer, morda so imeli slab dan. Ne mislite, da so nesramni, ker vas ne marajo. Pravzaprav te niti ne poznajo. Bodite mirni, ne glede na to, kako nerazumna je predstavnica.
- Pomirite se lahko, če nekajkrat globoko vdihnete. Vdihnite z diafragmo in izdihnite skozi usta.
- Če imate opravka z osebnim zastopnikom (v nasprotju s telefonom), je še posebej pomembno, da ostanete mirni. Ljudje na podlagi vaših kretenj poberejo vse vrste vizualnih znakov. Roke držite ob strani in roke mirujte.
- Eden od načinov za pomiritev je nasmeh. Tudi če ste na telefonu, vam nasmeh dvigne razpoloženje in vas pomiri.
Korak 2. Vljudno govorite
Morda mislite, da bo nesramnost v zameno dala rezultate. Na žalost se motite. Namesto tega vljudne stranke ponavadi dobijo boljše storitve. Želite, da ste predstavniku službe za stranke všeč.
- Ne pozabite dodati "prosim" vsaki zahtevi. Na primer: "Ali mi lahko pomagate ugotoviti, zakaj je moj račun tako visok?"
- Ne pozabite reči "hvala", ne glede na to, kako malo vam je predstavnik pomagal. Če vas na primer povežejo z nekom drugim, se pred prenosom povejte »hvala«.
Korak 3. Pohvalite predstavnika
Predstavniki službe za stranke običajno čutijo premalo cenjene-tako s strani svojih šefov kot tudi drugih strank. Poiščite vsako priložnost, da jim poveste, kako dobro opravljajo svoje delo.
- Na primer, lahko rečete: "Bil si tako potrpežljiv z mano, vem, da si odličen zaposleni."
- Če težko pohvalite nesramnega predstavnika, poskusite z njimi sočustvovati. Recite: "Predstavljam si, da vas morajo trenutno preplaviti klici."
Korak 4. Bodite kratki
Verjetneje boste dobili koristne storitve, če boste lahko hitro razložili, zakaj potrebujete pomoč. Če morate napisati e -poštno sporočilo, ne pišite dolgo. Pravzaprav, krajši kot je e -poštni naslov, tem bolje. Tudi telefonski klici naj bodo čim krajši. Nihče ne potrebuje dolge, raztegnjene zgodbe.
- Predstavnike storitev za stranke pogosto ocenjujejo glede na povprečno dolžino njihovih telefonskih klicev, zato bodo cenili tudi kratkost.
- Eden od načinov, kako svojo zahtevo ohraniti na kratko, je, da opišete, kaj želite povedati, preden dvignete telefon. To je dobra navada, preden se obrnete na službo za pomoč uporabnikom.
Korak 5. Ponovite svojo zahtevo
Če poskušate preklicati storitev, vas bodo morda poslali k »specialistu za hrambo«. Ta oseba je usposobljena, da kar najbolj oteži preklic vaše storitve. Ena tehnika, ki jo uporabljajo, je, da vas spravijo na stran, tako da postavljate neskončna vprašanja. Ignorirajte vprašanja in ne pozabite ponoviti, kar želite.
- Na primer, če želite preklicati časopis, se bo predstavnik lahko vprašal: "Ali ne želite biti v koraku z notranjo politiko?" Vam ni treba odgovarjati.
- Namesto tega ponovite svojo zahtevo: "Prosim, da prekličem dostavo."
Korak 6. Prosite za povečanje klica
Povečanje klica pomeni, da se želite pogovoriti z nadzornikom ali vodjo. Pogosto s preprosto prošnjo za stopnjevanje težave dobite tisto, kar želite.
Ne pozabite ostati vljudni, kot prosite. Lahko rečete: "Prosil bi, da to posredujem nadzorniku."
Korak 7. Zapišite si podrobne zapiske pogovora
Ugotovite imena vseh, s katerimi govorite. Zapišite tudi podrobne opombe o tem, kaj je vsaka oseba povedala. Te podatke boste želeli, ko podjetju napišete pritožbeno pismo.
- Druga možnost je, da razmislite o snemanju nesramnega predstavnika službe za stranke. Posvetujte predstavnika, da jih snemate, da bodo vedeli. Samo to bi jih lahko pomirilo.
- Če niste takoj premeščeni, ponovite svojo zahtevo.
Korak 8. Pokličite pozneje
Z nesramnim predstavnikom službe za pomoč strankam morda sploh ne boste napredovali. V nasprotnem primeru bi bilo morda bolje, če preprosto odložite in pokličite pozneje. Če boste imeli srečo, boste dobili drugačnega predstavnika.
Če dobite istega predstavnika za podporo strankam, lahko zaprosite za premestitev na nekoga drugega
Korak 9. Tweet o svoji težavi
Včasih bo tweetanje o negativni izkušnji prineslo boljše rezultate kot klicanje. Mnoga podjetja dajejo svoje najboljše ljudi na spletu, da spremljajo, kaj se govori o podjetju. Ne pozabite ohraniti mirnega in enakomernega tona v svojem tvitu. Ne bodite nesramni.
- Pogosto bo podjetje tvitnilo, da preučuje to težavo.
- Vendar tweetanje ni zanesljiv način za pomoč. Morda boste morali pisati pritožbo vodstvu podjetja.
2. del od 2: Pisanje pritožbenega pisma
Korak 1. Poiščite vzorčne črke
Če niste nikoli napisali pritožbenega pisma, lahko na spletu najdete veliko vzorcev. Zvezna komisija za trgovino ima vzorec pisma, ki ga lahko uporabite tukaj: https://www.consumer.ftc.gov/blog/how-write-effective-complaint-letter. Ne pozabite ga popraviti, da ustreza vašim namenom.
Morda boste oklevali pri pisanju pisma. Vendar se zavedajte, da je pomembno, da pritožbo vložite v pisni obliki. Vodstvo podjetja se morda ne zaveda, da so njihovi predstavniki storitev za stranke tako nesramni
Korak 2. Navedite svojo pritožbo
Pismo nastavite kot standardno poslovno pismo. V prvem odstavku označite izdelek, ki ste ga kupili, in kdaj. V istem odstavku lahko pojasnite tudi, zakaj ste morali poklicati službo za pomoč uporabnikom.
Na primer, lahko napišete: »1. aprila 2016 sem od vas kupil storitev hitrega interneta. Na žalost internetne hitrosti niso hitrejše od klicne povezave in želim preklicati svojo storitev. Ko sem poklical vašo telefonsko linijo za pomoč, mi predstavnik službe za pomoč uporabnikov ni mogel pomagati. "
Korak 3. Določite, kaj želite narediti
Če vam predstavnik ne bi dal tistega, kar želite (npr. Vračilo kupnine, preklic storitve itd.), Omenite tudi, kaj želite, da podjetje stori za vas. Bodite izrecni. Na primer, morda želite vračilo kupnine, zamenjavo ali preklic.
Lahko napišete: »Za rešitev te težave bi bil hvaležen za vračilo kupnine v celoti. Garancija mi je dala 60 dni za preklic, če iz kakršnega koli razloga nisem bil zadovoljen z vašo storitvijo. Pošiljam vam vso zahtevano opremo, če mi boste dali škatlo. Za vaše udobje sem predložil kopijo pogodbe in garancijo. "
Korak 4. Pritožite se glede storitev za stranke
Ko razložite, kaj želite, lahko vključite odstavek o nesramni službi za stranke, ki ste jo prejeli. Vključite čim več podrobnosti. Zanašajte se na svoje zapiske.
Na primer, lahko napišete: »Prav tako se moram pritoževati nad nesramnimi storitvami za stranke, ki sem jih prejel. Najprej sem se pogovarjal z Melisso Smith, ki mi je večkrat rekla, da svoje politike ne morem preklicati. Ko sem ji opozoril na garancijo, je odvrnila: »Ne nudimo jamstva za vračilo denarja!« Čeprav sem poskušal stopnjevati to težavo, me je zavrnila, da bi prišla do upravitelja ali nadzornika in mi ponovila, da moram plačati 300 USD pristojbine za odpoved. "
Korak 5. Konec črke
Končajte z rokom, da vam podjetje odgovori. Navedite tudi kontaktne podatke, na primer vašo telefonsko številko ali e -poštni naslov. Ne pozabite podpisati pisma.
- Na primer, lahko napišete: »Z nestrpnostjo čakam na vaš odgovor. Če vam do 12. maja 2016 ne odgovorim, bom poiskala pomoč lokalne agencije za varstvo potrošnikov. Prosim, pišite mi na [email protected] ali me pokličite na domačo številko 555-5555. "
- Ne pozabite vključiti "S spoštovanjem" in nato svoje ime.
- Pod imenom lahko napišete številko računa.
- Prepoznajte tudi svoje ograde. Na primer, lahko napišete »Ohišja (2): garancija, pogodba«.
Korak 6. Popravite črko
Če želite, da bo vaše pismo čim bolj strokovno, ga odložite za dan ali dva. Ko ga vzamete nazaj, popravite črko v skladu z naslednjim:
- Odstranite sarkazem in nesramnost. Ni smiselno pritoževati se, da je bil predstavnik službe za stranke nesramen, ko ste nesramni v svojem pismu.
- Črko poskušajte čim bolj zgostiti. Ne sme biti daljši od strani.
- Preverite pravopisne napake in manjkajoče besede.
Korak 7. Zberite dokazila
Vključite kopijo zapiskov. Če ste osebo posneli, predložite kopijo posnetka. Vključite tudi kateri koli drug ustrezen dokument, na primer kopijo pogodbe ali kopijo garancije.
Pošljite samo kopije dokazil, nikoli izvirnikov. Družba jih lahko izgubi, zato želite biti varni
Korak 8. Pošljite pismo s priporočeno pošto
Želeli boste vedeti, kdaj podjetje prejme pismo, zato ga pošljite s potrjeno pošto, zahtevano vračilo. Kdor prejme pismo, ga bo podpisal, potrdilo pa vam bodo poslali nazaj.