Ne glede na to, ali se selite s svojo družino ali selite svojega podjetja, boste morda želeli napisati uradno pismo za spremembo naslova, da bodo imeli vsi vaši stiki vaš novi naslov. Še posebej, če svoje podjetje selite ali pišete na poslovne stike, želite ohraniti določeno obliko. Za prijatelje in družinske člane boste morda želeli poslati ročno napisano razglednico in ne uporabiti uradnega pisma.
Koraki
Vzorec spremembe naslovnih črk
Vzorec spremembe pisma naslova uradnemu subjektu
Podprite wikiHow in odklenite vse vzorce.
1. del od 3: Oblikovanje vašega pisma
Korak 1. Poiščite predlogo poslovnega pisma
Če v računalnik vnašate pismo, poiščite predloge v aplikaciji za urejanje besedil, ki jo uporabljate. Večina aplikacij za urejanje besedil ima številne različne črkovne predloge.
- Uporabite osnovno predlogo poslovnega pisma, ki vsebuje bloke za datum, vaš naslov in naslov prejemnika.
- Če imate poslovni ali osebni pisemski naslov, ki ga nameravate natisniti, se prepričajte, da ima predloga, ki jo uporabljate, prostor za to.
Korak 2. Ustvarite poštni seznam
Najlažje, še posebej, če pismo pošiljate na dolg seznam prejemnikov, je ustvariti poštni seznam v preglednici. Nato lahko v svoji aplikaciji za urejanje besedil uporabite funkcijo "združevanje pošte", da zapolnite polja v obrazcu.
Kontrolni seznam poštnega seznama
Ime in priimek prejemnika
Popoln poštni naslov
Vse druge kontaktne podatke, na primer telefonsko številko, e -poštni naslov, faks
Previdno preglejte svoj poštni seznam, da se prepričate, da niste vnesli nobenih pravopisnih napak pri vnosu imena ali naslova nikogar.
Korak 3. Nastavite naslovne bloke
Tradicionalna oblika poslovnega pisma vključuje blok za vaše ime (ali ime vašega podjetja) in naslov ter ime in naslov ali prejemnika. Ko vnesete svoj naslov, uporabite trenutni naslov in ne tistega, na katerega se selite.
Če uporabljate združevanje pošte, upoštevajte smernice za oblikovanje, ki so navedene v vaši aplikaciji za urejanje besedil. Običajno to pomeni, da v oklepaje vnesete ime stolpca, iz katerega želite, da aplikacija črpa podatke iz vaše preglednice, na primer "ime priimek"
4. korak Pozdravite
Predloga vašega pisma običajno vsebuje dvojni presledek za zadnjo vrstico zadnjega naslovnega bloka, čemur sledi pozdrav. Lahko je preprosto ime osebe, ki ji sledi dvopičje, ali "dragi", ki mu sledi ime osebe in vejica.
Izogibajte se uporabi pozdrava "Dragi", če so nekateri od vaših prejemnikov organizacije, druga podjetja ali vladne agencije. Običajno se ta pozdrav uporablja samo za posameznike
Korak 5. Dokončajte zaključek
Pri oblikovanju vašega pisma je običajno najbolje, da najprej zaključite in nato sestavite telo svojega pisma. Beseda, ki jo uporabite na koncu, bo odvisna od vašega odnosa do prejemnikov.
Če pišete pismo za spremembo naslova svojega podjetja, boste želeli bolj formalno zaprtje, na primer "iskreno". Če pa imate mešanico osebnih in poslovnih stikov, se lahko odločite za nekaj manj formalnega, na primer "hvala"
2. del 3: Priprava vašega pisma
Korak 1. Napišite kratek uvod
Začnite svoje pismo z izjavo, da prejemnika obvestite o namenu pisma. To ni nujno dolgo. Običajno zadostuje en sam stavek, ki pravi nekaj takega: "To pismo vam svetuje, da se moj naslov kmalu spremeni".
S predstavitvijo ne bodite preveč besedni. Pismo želite obdržati pod stranjo, zato mora biti kratko in natančno
Korak 2. Navedite datum, ko bo prišlo do spremembe
Poleg vašega uvoda morate prejemnikom natančno povedati, kdaj morajo začeti uporabljati vaš novi naslov in ne trenutnega.
Prejemnikom dajte dovolj časa, da prejmejo pismo, posodobijo njihovo evidenco in pošljejo vsa pisma na ustrezen naslov
Korak 3. Navedite svoj novi naslov
Prejemnikom posredujte nov naslov, ki naj ga uporabijo za vso dopisovanje z vami v prihodnje. Običajno je najbolje, da ga oblikujete tako, kot bi moralo biti oblikovano na ovojnici, zato jih lahko preprosto zabeležijo in kopirajo.
Razmišljanja
Zmeda s starim naslovom:
Vključite lahko tudi svoj stari naslov, na primer tako, da rečete, da se je vaš naslov spremenil iz starega v nov naslov. Vendar ne pozabite, da je to lahko zmedeno. Še posebej, če imate veliko poslovnih ali vladnih stikov, ki jim pošiljate pismo, lahko uradnik pomotoma kopira napačne podatke.
Obvestite o vseh drugih spremembah:
Prav tako je dobro, da svojim prejemnikom sporočite, kaj se bo spremenilo, če sploh, druge kontaktne podatke in kaj bo ostalo nespremenjeno. To je še posebej pomembno, če morajo med prehodom stopiti v stik z vami.
Korak 4. Vključite vse druge pomembne informacije
Odvisno od okoliščin vaše selitve lahko prejemniki poznajo druge podatke, na primer, če se z vami selijo tudi drugi, ali bo vaše podjetje med selitvijo ostalo odprto.
Primeri ustreznih informacij
Zaprtje podjetja:
Če se bo vaše podjetje za kratek čas selilo, morate o tem obvestiti prejemnike, da bodo lahko vnaprej načrtovali, ali so stranke, dobavitelji ali druge stranke.
Selitvena prodaja:
Če imate razpršeno prodajo, je to morda dobro mesto, da o tem obvestite tudi prejemnike.
Korak 5. Zahvalite se prejemniku
Če želite zaključiti svoje pismo, podvojite presledek za zadnjim odstavkom in napišite preprost stavek, v katerem se zahvalite prejemniku. Če so poslovni sodelavci, lahko dodate tudi opombo o tem, kako cenite njihovo poslovanje.
Na primer, če se vaše podjetje seli, lahko napišete "Hvala za pozornost do te zadeve. Zelo cenim vrednost, ki jo dodajate temu podjetju, in se veselim nadaljnjega dela z vami."
Korak 6. Zagotovite stik
Ko se prejemniku zahvalite, boste morda želeli sporočiti telefonsko številko ali e -poštni naslov, na katerega se lahko obrne, če ima kakršna koli vprašanja ali pomisleke.
To je še posebej pomembno, če se vaše podjetje seli. Vsa vprašanja ali pomisleke glede selitve boste morda želeli preusmeriti na določeno telefonsko številko ali razširitev ali na določen e -poštni naslov
Korak 7. Ustvarite več črk
Še posebej, če selite podjetje, boste morda želeli imeti več črk. Tako lahko eno pismo posebej prilagodite strankam ali strankam, drugo poslovnim partnerjem, drugo pa prodajalcem ali trgovcem.
Če želite vključiti ustrezne informacije, ki veljajo samo za eno ciljno skupino, razmislite o več črkah. Tako nihče ne dobi nobenih informacij razen tistih, ki jih potrebujejo
3. del od 3: Pošiljanje vašega pisma
1. korak Previdno preberite svoje pismo
Preden dokončate pismo, se prepričajte, da ni tipkarskih, pravopisnih ali slovničnih napak, zaradi katerih bi bilo vaše pismo videti neprofesionalno ali otežiti branje.
Zlasti preverite naslov in se prepričajte, da je pravilen. Prejemnikom ne želite poslati spremembe naslovne črke, ki jih usmeri na napačen naslov
2. korak Preverite, ali so podatki o prejemnikih pravilni
Ko uporabljate združevanje pošte za množična pošiljanja, lahko prihranite veliko časa. Možno pa je tudi, da lahko pride do napak pri prenosu podatkov v vaša pisma.
Preverite vsa polja in se prepričajte, da se ujemajo in pripadajo istemu prejemniku. Na primer, želite se prepričati, da se ime in naslov prejemnika v naslovnem polju ujemata z imenom v pozdravu
Korak 3. Natisnite in podpišite svoja pisma
Ko se prepričate, da so vaša pisma pravilno oblikovana in brez napak, jih natisnite na dober papir in jih podpišite ročno z modrim ali črnim črnilom. Potem so pripravljeni za pošiljanje po pošti.
Korak 4. Prejemnike obvestite vnaprej
V večini primerov želite zagotoviti, da bodo prejemniki prejeli svoja pisma v dveh do štirih tednih pred datumom, ko vaša sprememba naslova začne veljati.