Posredovanje slabih novic šefu ali nadzorniku je vedno neprijetno. Če morate svojemu šefu prinesti slabe novice, je pomembno, da poznate najboljši način za pošiljanje novic, da se prepričate, da to ne bo negativno spremenilo mnenja vašega nadzornika o vas. Pomembno je izbrati pravi čas in pripraviti rešitev, ki jo lahko ponudite, ko posredujete slabe novice.
Koraki
1. del od 3: Predstavitev slabe novice
Korak 1. Ne čakajte
Morda vas bo zamikalo, da bi odlašali s pošiljanjem slabih novic, ker ne želite biti krivi za slabe novice, tudi če niste sami krivi. Vendar bo zamuda pogosto težavo še poslabšala. Prvič, če bo vaš šef ugotovil, da jim niste povedali, bodo še bolj nesrečni. Če ima vaš šef slabo novico, se bodo lahko pripravili na posledice, namesto da bi jih slepili, kar pomeni, da je odziv podjetja kot celota lahko bolj pozitiven.
- Vse težave s pomembnimi posledicami je treba prijaviti čim prej.
- Ocenite potencialni vpliv težave, da ugotovite, kdaj jo prijaviti. Vsako težavo, ki bi lahko povzročila nevarnost ali tožbo, na primer večje kršitve politike podjetja, je treba nemudoma prijaviti.
- Prej ko posredujete informacije svojemu šefu, prej jih lahko odnesejo šefu, če niso vodja podjetja.
Korak 2. Poiščite primeren čas za pogovor
Če slaba novica ni nujna, odprite oči, da vidite, kdaj se vam zdi, da je vaš šef manj zaposlen. Ko opazite, da se njihov potek dela nekoliko upočasni, pojdite noter in vprašajte, ali se lahko z njimi pogovorite. Tako jim boste dali priložnost, da to prestavijo na drug čas, če trenutno nimajo časa. Vendar je treba o pomembnem vprašanju, kot je spolno nadlegovanje, nemudoma poročati, ne glede na to, kako zaposlen je vaš šef.
- Za manj pereče novice lahko izberete čas, ko veste, da bo oseba dobre volje, saj slabe novice ne bodo prišle kot tak udarec.
- Na primer, lahko bi rekli: "Nekaj bi rad razpravljal z vami. Je zdaj pravi čas?" Omenite tudi, kako dolgo mislite, da bo trajalo.
- Vsekakor ne želite ujeti svojega šefa, ko poskuša priti skozi vrata ali teči dol na kosilo.
- Lahko tudi pošljete e -poštno sporočilo z vprašanjem o dobrem času, če je to bolj slog vašega šefa.
Korak 3. Pojdite na bistvo
Poskus ublažitve udarca z retoriko ne bo pomagal. Samo pojdi k bistvu. Vaš šef je zaposlen in večina zaposlenih ima raje neposrednost, saj traja manj časa in jim ni treba uganiti, kaj mislite. Zato imejte jedrnato izjavo, s katero lahko začnete pogovor.
- Na primer, lahko uporabite izjavo, kot je: "Imam nekaj težav z novo vrstico." Tako oblikovanje izjave odraža lastništvo in sprejemanje odgovornosti. Če krivite druge, vas lahko obravnavajo kot piskača ali podgano podjetja.
- Po drugi strani pa, če veste, da ima vaš šef rad majhne pogovore, lahko to olajša udarec, da najprej malo poklepetate.
Korak 4. Bodite pozorni na svoj ton
Tvoj ton ustvarja razpoloženje. Če problem obravnavate kot nekaj, kar je mogoče popraviti, in ostanete pozitivni, bo to verjetno videl tudi vaš šef. Če pa ste vsi pogubni in mračni in pridete z depresivno držo, se bo tega odločil tudi vaš šef.
Poskrbite, da boste vstali naravnost, pogledali šefa v oči in govorili z jasnim glasom. To kaže, da imate zaupanje, da rešite težavo
2. del 3: Podrobno opisovanje problema
Korak 1. Podrobneje se pogovorite o težavi
Razložite, kaj mislite, da je problem in kako mislite, da bo vplival na podjetje. Pojasnite lahko tudi, kako bi to lahko vplivalo na vaše delo ali druge sodelavce. Ne pozabite ponuditi posebnih, podrobnih informacij, vendar jih poskušajte ohraniti jedrnate. Dolg odstavek bi moral zadostovati za podrobnosti o večini težav, vsaj na tej stopnji.
- Pri opisovanju težav bodite čim bolj objektivni in specifični.
- Na primer, ne recite: "Nova vrstica se ne ujema dobro z našimi preskusnimi skupinami."
- Namesto tega bodite natančni in recite nekaj takega: "80 odstotkov uporabnikov, ki smo jih preizkusili, meni, da je izdelek uporaben, vendar so skoraj vsi rekli, da jim njegov videz ni všeč."
2. korak. Bodite pripravljeni razložiti, zakaj
Ne glede na to, ali gre za vašo napako ali za sistematično težavo, se morate pogovoriti o tem, zakaj šefu prinašate slabe novice. Poskrbite, da imate vse potrebne informacije, da razložite, kaj se dogaja in kako se je to zgodilo. Če lahko natančno določite, kaj je šlo narobe, je to še bolje.
- Če želite vedeti, zakaj, boste morali vnaprej raziskati. Zberite vse možne informacije o situaciji in se o situaciji pogovorite z vsemi ustreznimi zaposlenimi.
- Ko vas prosimo za informacije, ločite ugibanja od dejstev. Špekulacije pa so v redu, če jih kot take prepoznamo.
Korak 3. Poskusite se ne osredotočiti na krivdo
Če je mogoče, v svoji razlagi ne pustite krivde. Dobri voditelji in menedžerji vedno prevzamejo krivdo za neuspeh pri proizvodnji ali projektu, čeprav je morda odgovoren podrejeni. Edini čas, ko bi se ime uslužbenca pojavilo v pogovoru z nadrejenim, je, da prizna ali ko zaposleni krši politiko podjetja.
Korak 4. Naj vaš šef odzrači
Vašemu šefu se bo novica morda zdela moteča in če je temu tako, jim dajte priložnost, da jo objavijo. Odzračevanje frustracije je lahko v pomoč in jim daje priložnost, da ugotovijo, kaj bodo naredili naprej. Vendar ne jemljite ničesar, kar vam pove šef. Pogosto ne gre za vas.
Dovoliti svojemu šefu, da odkrije težavo, ni isto, kot da jim dovolite, da kričijo na vas. Se pravi, če čutite, da vaš šef nad vas jezi jezo, na primer kričanje nespodobnosti, lahko rečete nekaj takega: "Vidim, da vas ta težava vznemirja, vendar bi bil hvaležen, če bi o tej zadevi lahko še razpravljali mirno. Lahko se vrnem pozneje, če bo treba."
Korak 5. Ostanite mirni
Pri predstavljanju novic bi morali biti mirni, a tudi če je vaš šef jezen, morate ostati mirni. Če začnete biti jezni in razburjeni, boste situacijo le še stopnjevali, potem pa bosta oba bolj pod stresom. Nočete še bolj stresati svojega šefa. To je recept za katastrofo.
Če čutite, da ste jezni, se ustavite, da globoko vdihnete in se umirite. Spomnite se, da morate ostati mirni ne glede na vse
3. del od 3: Predstavitev rešitve
Korak 1. Pripravite rešitev
Seveda vam ni treba nujno odpraviti težave, čeprav je lahko dobro, če jo imate. Če pa imate idejo o tem, kako bi lahko težavo odpravili, ali celo na nekaj načinov, kako bi jo odpravili, lahko pomagate gladiti vode.
- Ko na primer predstavite slabo novico, bi lahko rekli: "Zdaj mislim, da lahko storimo, da odpravimo to težavo. Mislim, da moramo prekiniti proizvodnjo in se vrniti na risalno desko v slogu. Mislim tudi, da smo pritegniti nekaj novih ljudi pri oblikovanju."
- Če rešitve še nimate, obvestite svojega šefa, da na njej delate (in jo nadaljujte).
- Dobri zaposleni se zavedajo težav, ki so v njihovi pristojnosti za reševanje in katerih ne.
- Na primer, če se učinek težave razširi na zunanje strani delovne skupine (drugi oddelki, stranke, pravne osebe), večina nadrejenih želi čim prej vedeti, da se zapleti in konflikti čim bolj zmanjšajo.
2. korak. Bodite pripravljeni govoriti o tem, kako bo rešitev vplivala na podjetje
Ni dovolj samo imeti rešitev. Prav tako morate biti sposobni razpravljati, koliko bo rešitev stala podjetje, tako glede dobave kot časa podjetja. Govorite tudi o tem, zakaj menite, da bo rešitev učinkovita in kako bi lahko težavo spremenila na bolje.
- Osredotočite se na objektivnost, jasnost in popolnost, ko opisujete svojo rešitev in kako bo rešila težavo.
- Lahko bi to predstavili tako: "Mislim, da bo pritegnitev novih ljudi pripomogla k prebujanju stilskega oddelka, kar pa bo lahko pomagalo združiti naše tradicionalne sloge z nečim bolj inovativnim. Medtem ko bo ustavitev proizvodnje podjetje stala približno 200.000 dolarjev da je to najboljša možnost za izdelavo linije, ki jo bo javnost sprejela. Poleg tega imamo zdaj povratne informacije študijskih skupin, da se vrnemo k oblikovanju."
Korak 3. Poudarite dobre točke
Tudi če bo rešitev stala podjetje, je pomembno, da se pogovorite o tem, kako bo podjetje od tega imelo koristi. Ko predstavite svojo rešitev svojemu šefu, se osredotočite na te prednosti, saj bodo želeli slišati, kaj je bistvo tega, kako lahko podjetje pride na prvo mesto.
Na primer, lahko bi rekli: "Mislim, da bo na koncu prenova sloga za našo novo linijo podjetju zelo koristila. Izdelek je trden in fokusne skupine so se dobro odzvale na funkcionalnost. Dejansko so mnogi komentirali, kako dobro je delovalo, kljub temu, da jim videz ni bil všeč. Če si vzamemo dovolj časa, da se osredotočimo na slog, bomo predstavili izdelek, ki je v celoti skladen s podobo naše blagovne znamke in bo privlačen strankam zaradi svoje funkcionalnosti in lepote."
Korak 4. Ponudite opravičilo
Nočeš se popolnoma opravičiti z opravičili. Če pa ste v tej situaciji sami krivi, se lahko šefu opravičite za vlogo, ki ste jo odigrali. Poskrbite, da bo vaše opravičilo kratko, strokovno in bistveno.
- Bodite previdni pri opravičilih. Napake so učna orodja, zato je bolje, da izrazite, kar ste se naučili iz primerka in ga lahko uporabite v prihodnosti.
- Večina težav nastane zaradi spleta okoliščin in ne zaradi neuspeha ene osebe. Posledično ni treba sprejemati krivde tam, kjer to ni zasluženo.
Korak 5. Preden nadaljujete, potrdite dejanja
Po sestanku se prepričajte, da se vaš nadrejeni strinja z vami glede korakov, ki jih je treba sprejeti. To drži, ne glede na to, ali so koraki vaša ideja ali njihova. Pridobite vsaj ustno potrditev, da se strinjate s predlagano rešitvijo. Če to zahteva politika podjetja, naj se podpišejo za vašo rešitev.
Korak 6. Dokumentirajte, kako boste ukrepali
Pogovorite se s svojim šefom o vseh idejah ali povratnih informacijah o situaciji. Ko sprejmete odločitev ali vsaj način za napredovanje, povejte šefu, kako boste nadaljevali.