Niz navodil naj bi bralcu pomagal hitro, učinkovito in uspešno opraviti nalogo. Pomembno je navesti vse podrobnosti. Pomanjkljivosti ali napake lahko bralca razočarajo. Uporabite naslednja navodila, da vam pomagamo napisati niz navodil.
Koraki
1. del od 4: Priprava na pisanje navodil
Korak 1. Spoznajte svoje občinstvo
Pri pisanju navodil morate najprej poznati svoje občinstvo. Za koga pišete? So ti ljudje strokovnjaki ali novinci? Poznavanje občinstva vam pomaga pri izbiri besed, stopnji podrobnosti in načinu strukturiranja navodil.
- Na primer, če bi profesionalnemu kuharju razlagali, kako pečemo torto, vam ne bi bilo treba pojasniti, kako zložiti sestavine, zakaj je pomembno, da jajca segrejemo na sobno temperaturo ali razliko med vsestranskimi in samostojna moka. Če ste to razlagali nekomu, ki ne zna kuhati, bi te definicije in pojasnila lahko naredile razliko med dobro torto in slabo torto.
- Napačite na strani previdnosti in ne obravnavajte občinstva kot strokovnjaka. To zagotavlja, da so vaša navodila vedno jasna in jih je mogoče upoštevati.
Korak 2. Opredelite vsa potrebna orodja
Preden začnete, se prepričajte, da jasno navajate, kaj je potrebno za uspešno dokončanje navodil. To je lahko seznam sestavin ali skupina orodij.
Korak 3. Izvedite nalogo
Eden odličnih načinov, da dobite jasna navodila, je, da postopek opravite sami. Na ta način lahko zapišete določene korake. Če poskušate nekaj narediti po spominu, se morda ne spomnite vsega. Nato naj nekdo drug opravi nalogo. Prosite jih za povratne informacije o kakršnih koli zmedenih ali nejasnih korakih.
- Pazite, da kaj ne izpustite. Če preskočite pomembne korake, bralcu onemogočite dokončanje naloge. Pazite tudi, da korakov ne zapišete.
- Če na primer rečete: "Sestavine zmešajte z mešalnikom. Postavite v pečico pri 350 stopinjah", se bralcu morda zdi, da posodo za mešanje postavite v pečico.
2. del od 4: Pisanje navodil
Korak 1. Naj bo preprosto
Učinkovita navodila so preprosta. Ne uporabljajte dolgih odstavkov. Namesto tega uporabite kratke, jasne stavke, točke in vizualne pripomočke.
Korak 2. Uporabite aktivne besede
Navodila morajo biti polna aktivnih, opisnih besed. Začnite svoje korake z glagoli dejanja. To bralcu omogoča jasno dejanje. Vsak korak naj se bere kot ukaz in uporablja imperativno razpoloženje.
- Pri določanju ali razlagi uporabite čim več opisnega jezika.
- Na primer, recite "Dodajte dve jajci" namesto "V mešanico torte je treba dodati dve jajci."
Korak 3. Dodajte samo potrebne podatke
Ko vključite dodatne informacije, se prepričajte, da vključujete le tisto, kar je potrebno. Vprašajte se: "Ali mora bralec poznati to definicijo, da razume navodila?" ali "Ali bralec potrebuje ta namig za uspešno izvedbo te naloge?"
Izogibajte se dodajanju nepotrebnih informacij. Nepotrebne definicije, nasveti, koraki ali informacije lahko zmotijo bralce in otežijo upoštevanje navodil
Korak 4. Nagovorite bralca
Ko pišete navodila, se obrnite na bralca. To naredite z besedo "vi". To pomaga bralcu osebno skozi korake.
Korak 5. Bodite natančni
Pri pisanju navodil bodite čim bolj natančni. Natančno opišite, kaj počnejo. To vključuje, na kakšen način obračajo ključ, koliko čevljev hodijo ali kakšna mora biti konsistenca torte, ko so končane.
- Natančno podajte vse meritve. Če mora nekdo odrezati 5/8-palčno ploščo, to povejte.
- Na primer, če pečete torto, ne počakajte do 4. koraka in recite: "Preden zmešate sestavine, presejte moko in jajca segrejte na sobno temperaturo."
Korak 6. Uporabite zaporedne in časovne prehode
Prehodi pomagajo povezati korake med seboj. Pomagajo tudi pri povezovanju idej. V navodilih boste uporabili zaporedje in časovni prehod. To bralcu pomaga razumeti navodila po korakih.
Nekateri pogosti prehodi so: najprej, naslednji, nato, končno, po, pred
3. del od 4: Postavitev navodil
Korak 1. Vključite uvod
Preden začnete podrobno opisovati navodila, morate bralcu dati kratek uvod. Ta uvod pojasnjuje, kaj mora bralec narediti po navodilih. Ponuja tudi pregled postopka. To naj bo napisano v jasnem in razumljivem jeziku.
- Navedite namen navodil, kdo naj jih prebere in v kakšnih razmerah bo morda potreben postopek.
- Lahko govorite o tem, kaj postopek ne naredi.
- V uvodu lahko posredujete tudi osnovne informacije.
- Uvod lahko omenja vsa opozorila ali pomembne informacije, ki so potrebne, preden bralec začne postopek. Vendar ne pozabite, da bo večina ljudi uvod preskočila, zato v uvod ne vnesite nič pomembnega, česar ne postavite drugam.
- Na primer: "Ta navodila vsebujejo informacije o tem, kako speči čokoladno torto. Prvi razdelek pojasnjuje, kako združiti mokre in suhe sestavine, drugi pa, kako pravilno peči."#Korake postavite v zaporedni vrstni red. Navodila morajo biti v določenem vrstnem redu. Naloge bi morale logično slediti ena za drugo. Korak 1 je treba dokončati, preden lahko preidete na korak 2. Organizacija je ključna za pisanje navodil.
- Če ni pomembno, v kakšnem vrstnem redu je nekaj narejeno, začnite z najpomembnejšim.
Korak 2. Organizirajte svoje korake v predpogoje
Navodila so sestavljena iz zaporedno povezanih nalog. Preden začnete pisati navodila, se morate odločiti, kateri koraki so predpogoji. To pomeni, da se morate najprej odločiti, kaj morate storiti, da dokončate celotno nalogo.
Na primer, če pečete torto, morate ogreti pečico, premešati sestavine in narediti glazuro, preden lahko torto dokončate
Korak 3. Navodila razdelite na ločene naloge
Večina navodil vsebuje več nalog, ki jih je treba dokončati, da se postopek dokonča. Organiziranje navodil v ločene dele za vsako nalogo pomaga bralcu prebrati navodila čim bolj preprosto in preprosto.
- Na primer, če delate na avtomobilu, morate do motorja narediti različne stvari. Avto morate postaviti na vtičnico, odstraniti druge avtomobilske dele ali odstraniti pokrove. Vsaka od teh nalog zahteva svoje sklope navodil. Vsako nalogo morate razčleniti na ločen del z lastnim edinstvenim nizom navodil.
- Ti deli, tako kot koraki, gredo v zaporedju. Preden dvignete avto ali odstranite del, ki ga blokira, ne morete odstraniti pokrova motorja. Deli morajo biti navedeni v vrstnem redu, v katerem jih je treba dokončati.
- Poskusite obdržati vsako nalogo okoli 10 korakov. Če opravite več kot 10 korakov, poiščite drugo nalogo ali del, v katerega boste razčlenili postopek.
- To pomaga ljudem, da se vrnejo nazaj in spremljajo svoj napredek. Vedeli bodo, ko bodo del uspešno zaključili. Poleg tega se lahko, če so naredili napako, vrnejo nazaj in popravijo, ne da bi morali ponoviti celoten niz navodil.
Korak 4. Vsako nalogo jasno označite
Če želite bralcu pomagati razumeti navodila, jasno označite vsak del navodil. Naslov naloge mora povzeti, kaj ta specifična naloga ali del zajema. Bralec mora razumeti nalogo, ki jo bo izvedel, preden začne.
Korak 5. En korak postavite v en stavek
Stavki za korake morajo biti kratki in vsebovati le en korak na stavek. To zagotavlja, da nalogo razdelite na ločena dejanja, namesto da vsak korak naredite z več dejanji.
Če ima korak povezano dejanje, ki ga je treba dokončati skupaj, jih razložite v njihovem zaporedju v istem stavku. Na primer: "Preden kolač vlijete v pekač, ga premažite s pršilom za kuhanje" ali "Pekač premažite s pršilom za kuhanje. Nato torto vlijte v pekač."
Korak 6. Zagotovite sledljive korake
Pomemben ključ do navodil je pomagati bralcu slediti njegovemu napredku. Zagotovite podkorake, ki jim bodo omogočili, da vidijo, da so naredili nekaj pravilnega. To bi lahko izgledalo tako: "Ko boste imeli _, boste videli _."
Na primer: "Ko je torta gotova, v sredino vstavite zobotrebec. Če zobotrebec pride ven čist, je torta gotova."
Korak 7. Vključite vse nadomestne korake
Za nekatere korake lahko obstaja več načinov za isto stvar. Ne pozabite pojasniti različnih načinov, kako lahko korak izvedete.
- Če obstajajo pogoji, ki v določeni situaciji naredijo korak boljši, se o tem pogovorite.
- Če je en korak lažji, cenejši ali učinkovitejši, to pojasnite.
Korak 8. Po potrebi uporabite podkorake
Pri nekaterih postopkih ga boste morda morali razčleniti s podkoraki. Podstope je treba uporabiti le, če so premajhni, da bi jih lahko šteli za svoj korak. Podkoraki pomagajo razdeliti korak na ločene dele ali zaporedje dogodkov.
V podkorake dodajte dodatne informacije. Ti podatki vam dajo dodatne podrobnosti o koraku, na primer, kako bi lahko izgledalo nekaj pred in po ali zakaj je korak pomemben
Korak 9. Opozorila in pogoje postavite na začetek
Če morajo bralci vedeti, narediti ali razumeti pred začetkom naloge, jim to povejte na začetku koraka.
Korak 10. Predvidite težave
Pomislite, kje bi lahko bralci naleteli na težave. Nato ponudite nasvete za odpravljanje težav. Lahko navedete tudi primere stvari, ki bi lahko šle narobe, če so korak naredile napačno.
Ta korak je izredno pomemben. Če ste sami izpolnili navodila, boste že vedeli, kje bi lahko naleteli na težave. Zato je pomembno, da skozi postopek pišete navodila
Korak 11. Dokončajte navodila
To je zelo pomembno. Nekatera navodila niso popolna, ko se zadene žebelj ali če kolač pride iz pečice. Pomislite, kaj mora oseba še storiti. Če se spomnite "Kaj zdaj?" imate še nekaj korakov za dodati.
4. del od 4: Dokončanje navodil
Korak 1. Formatirajte navodila
Ko pišete navodila, jih jasno oblikujte. To bralcu pomaga razumeti, kako prebrati navodila, in se ne zmede.
- Za označevanje vsakega ločenega dela navodil uporabite naslove.
- Pri rednem navajanju korakov uporabite številke.
- Za označevanje alternativ, dodatnih informacij ali česar koli drugega pod koraki uporabite oznake.
- Vizualno ločite korake. Med koraki postavite presledek, da pokažete razliko.
Korak 2. Izberite učinkovit naslov
Naslov navodil mora dati natančen predogled, kaj bodo navodila pojasnila.
Na primer, "Navodila za peko čokoladne torte brez jajc" so veliko bolj natančna kot "Čokoladna torta"
Korak 3. Po potrebi uporabite slike in diagrame
Nekatera navodila za pomoč potrebujejo diagrame, slike, grafikone ali druge vizualne pripomočke. Po potrebi dopolnite navodila s temi slikami. Vizualne podobe bi morale ponavljati ideje v prozi in ne predstavljati novih informacij. Slike so dopolnilno gradivo.