Poslovni telefonski klici so lahko nekoliko živčni, še posebej glede na to, koliko komunikacije zdaj poteka digitalno. Nič pa ne more povsem nadomestiti zvoka človeškega glasu, včasih pa je bolj priročno klicati. Dokler govorite vljudno in naravno, se lahko z osnovami ukvarja vsak. Da pa bo klic čim učinkovitejši, morate pred dvigom telefona ugotoviti njegov namen in to upoštevati med pogovorom.
Koraki
1. del od 3: Priprava na klic
Korak 1. Določite poseben namen vašega klica
Če natančno veste, zakaj želite govoriti z nekom, se ne boste počutili živčne, če bi jih motili ali zapravljali njihov čas ali celo samo razmetavali. Preden pokličete, za trenutek razmislite o njegovem namenu in si ga zapišite. Na primer, morda mislite:
- Ali morate dobiti informacije?
- Ali želite nekaj prodati ali prepričati osebo v idejo?
- Ali morate prositi za pomoč ali podporo osebe?
Korak 2. Pripravite točke za stvari, ki jih morate omeniti
Če imate dnevni red o tem, o čem želite govoriti, boste lažje ohranili klic. »Goljufanje« vam lahko pomaga tudi, da se počutite bolj samozavestno, saj ne boste pozabili, kaj morate omeniti. Če na primer pokličete nekoga, da povabi na sestanek, lahko zapišete:
- Namen srečanja.
- Kdaj in kje bo srečanje.
- Kaj bi morala oseba storiti pred sestankom.
Korak 3. Raziščite osebo, ki jo morate poklicati
To je še posebej pomembno, če klicatelja ne poznate osebno. Ugotovite, kaj lahko o njih izvedete pri sodelavcih, iskanju po internetu, profilih v družabnih medijih itd.
- Če poznate nekaj o ozadju osebe, lahko to znanje uporabite za klepetanje na začetku klica. Poskusite reči nekaj takega: »Torej ste prej sodelovali z Lanham Industries, kajne? Gotovo poznaš Drewja, kajne? "
- Raziskovanje klicatelja vam pomaga tudi, da se izognete napakam. Na primer, če ugotovite, da je oseba povezana z enim od vaših konkurentov, se prepričajte, da tega kritika ne kritizirate.
2. del 3: Vodenje pogovorov namensko
Korak 1. Začnite z nekaj norčevanja, vendar ne pretiravajte
Pokličite številko in pričakujte, da bo nekajkrat zazvonila, preden se oseba javi. Pozdravite se in se predstavite ter od kod kličete. Vljudno je začeti z malo klepeta, še posebej, če poznate osebo, vendar ne nadaljujte. Naj traja le kakšno minuto.
- Če poznate osebo, bi lahko začeli z nekaj takega: »Torej Alyssa, zadnjič smo se pogovarjali, da delaš na tem projektu širitve. Kako to gre? "
- Če osebe ne poznate, se držite nečesa preprostega, na primer »upam, da vam gre danes dobro«.
Korak 2. Izogibajte se jezikom, ki želijo umiriti
Ob vprašanjih, kot je "Ali je pravi čas za klic?" ali če rečete stvari, kot je »Samo kličem…«, se sliši, kot da klic ni jasen in pomemben. Zapiske o namenu klica imejte pred seboj in bodite prepričani, da imate upravičen razlog za klic.
Če res ni pravi čas za pogovor, vas bo oseba vseeno obvestila
Korak 3. Pojdite k poslu svojega klica
Po predstavitvah in posmehu preidite na pravi namen vašega klica. Samo ne naredite prehoda preveč nenadnega ali očitnega. Poskusite določiti namen klica, na primer:
- ”No, super je ujeti Antonia. Kličem na … "
- "Vesel sem, da slišim, da vam gre dobro. Kličem na … "
4. korak Ne pozabite postavljati vprašanj
Če osebo samo obstrelite z informacijami, se vam bo zdelo, da je klic premočen in enostranski. Namesto tega se ustavite in postavite vprašanja, nato pa naredite osebo vključeno in vzpostavite povezavo. Poskusite na primer:
- ”Razmišljamo o tem, da bi sestanek skupine načrtovali za 28. Kako se ti to sliši, Beatrice? "
- Upamo, da bomo zbrali vse vodje oddelkov za razpravo o strategiji za naslednje četrtletje. Imaš kakšno idejo za to, Beatrice? "
Korak 5. Med klicem si beležite
Zapisovanje stvari med pogovorom ima osebo več prednosti. Lahko vam pomaga, da na primer pozorno poslušate vse, kar klicatelj pove. Služi tudi kot zapis klica, če morate izvesti kakšno nadaljnje dejanje ali poročati o klicu nekomu drugemu.
Korak 6. Pojasnite vsa nadaljnja dejanja, ki so potrebna
Če morate izvedeti kakršne koli podatke in se vrniti k osebi, si to zapišite. Podobno, če želite, da oseba kaj naredi in se vam bo pozneje javila, se prepričajte, da to razume. V vsakem primeru to jasno omenite, preden končate klic. Na primer, lahko rečete:
- "Karl, bom pri naših dobaviteljih preveril časovni okvir za dostavo in se vrnil k tebi, v redu?"
- "V redu, Justina, če lahko do konca tedna preverite svoj urnik in mi sporočite nekaj možnih časov sestankov, bi bilo to super, v redu?"
3. del 3: Vadba dobre telefonske etikete
Korak 1. Jasno govorite in se nasmejte
Ko morate poklicati pomemben klic, je lahko občutiti tesnobo. Če pa govorite prehitro ali mrmrate, klic ne bo uspešen. Med pogovorom dihajte naravno. Če se pogovarjate, se boste nasmehnili tudi bolj naravno, tudi če vas oseba ne vidi.
2. korak Preden preusmerite klic ali ga zadržite, vprašajte osebo
Če morate narediti katero od teh stvari, jih najprej vprašajte, ali je v redu. Ne predvidevajte, da se želijo premestiti ali da imajo čas zadržati.
- Poskusite reči nekaj takega: "Liam, je v redu, če te za trenutek zadržim, medtem ko se o tem pogovorim s Christine?"
- Če morate nekoga zadržati, dejansko uporabite funkcijo »zadrži« telefona. Nikoli ne pustite odprte črte.
- Občasno preverite pri osebi, ali bo trajalo dolgo.
- Hvala, ker so čakali, ko boste spet dvignili telefon.
Korak 3. Povejte osebi, da boste preučili vse, kar niste prepričani
Morda pridete do točke, ko oseba vpraša nekaj, na kar ne veste odgovora. Če se to zgodi, ne prestrašite se. Vendar ne govorite preprosto "ne vem", saj je to slepa ulica. Namesto tega osebi povejte nekaj takega: "Na to trenutno nimam odgovora, vendar jo bom preveril in se vam oglasil."
Če obljubite ponovni klic, obljubo izpolnite
Korak 4. Zaključite tako, da se osebi zahvalite za klic
Vljudno se je zahvaliti osebi, ki si je vzela čas za pogovor z vami. Zaključite z besedami: "Najlepša hvala za pogovor z mano. Imej lep dan!" Ljudje si bodo zapomnili te male kretnje.
Nasveti
- Če morate pustiti sporočilo, vnesite svoje ime (po potrebi ga vpišite) skupaj s svojimi kontaktnimi podatki.
- Vedno se ne pozabite zahvaliti osebi na drugi liniji. Izkazuje spoštovanje.