4 načini za organizacijo velikega dogodka

Kazalo:

4 načini za organizacijo velikega dogodka
4 načini za organizacijo velikega dogodka

Video: 4 načini za organizacijo velikega dogodka

Video: 4 načini za organizacijo velikega dogodka
Video: Хватит Покупать в МАГАЗИНЕ! Сделайте САМИ! 3 Ингредиента + 10 Минут! Сыр в Домашних Условиях 2024, Marec
Anonim

Sestavljanje velikega dogodka se lahko sprva zdi ogromno. Od hrane do prizorišča je toliko stvari, ki jih morate upoštevati! Na srečo je organizacija dogodka veliko lažja, če si vzamete dovolj časa in prostora za svoje naloge, da jih opravite eno za drugo. Pomaga tudi, če imate pri nekaterih nalogah sodelavce ali prijatelje. Vse pa se bo splačalo, ko vidiš nasmeh na obrazu gostov, ko na veliki dan vstopijo na prizorišče!

Koraki

Metoda 1 od 4: Vzpostavitev proračuna in iskanje kraja

Organiziranje velikega dogodka 1. korak
Organiziranje velikega dogodka 1. korak

Korak 1. Določite, koliko gostov boste imeli na dogodku

Ali upoštevajte število zaposlenih, ki jih boste imeli na korporacijskem dogodku, ali naredite seznam vseh prijateljev, ki jih povabite. Če prodajate vstopnice za odprt dogodek, ocenite, koliko ljudi na tem območju bi lahko zanimalo glede na velikost podobnih dogodkov, ki ste jih videli. Ko boste imeli predstavo o tem, koliko ljudi se lahko pojavi, boste vedeli, kakšna bi morala biti velikost prizorišča.

Če gostite avtomobilsko razstavo ali konferenco, je število ljudi, ki pridejo, odvisno od tega, koliko govorcev, podjetij ali prodajalcev lahko zaklenete. Morda boste želeli predložiti proračun in najprej začeti tam

Organizirajte velik dogodek 2. korak
Organizirajte velik dogodek 2. korak

Korak 2. Začnite načrtovati podrobnosti dogodka 6-12 mesecev vnaprej

Lahko traja veliko časa, da poiščete prizorišče, ugotovite, kdo je gostinski gostitelj, in dajte gostom čas, da se odzovejo na povabila. Ker načrtovanje dogodkov ni vaša zaposlitev s polnim delovnim časom, si morate dati vse, da ugotovite vse te stvari. Tudi za manjši dogodek si vzemite vsaj 6 mesecev za načrtovanje. Množični dogodki lahko zahtevajo vsaj eno leto načrtovanja.

  • Če povabite samo 25-100 ljudi, potrebujete manj časa za pripravo. Dajte si vsaj 6 mesecev, da poiščete pravi prostor in prodajalce.
  • Če ves svoj čas namenjate načrtovanju dogodka in nimate proračunskih omejitev, lahko velik dogodek sestavite v 2-3 tednih po tem, ko najdete prostor. Dejstvo je, da večina ljudi organizira dogodek v prostem času in ga vzame po en kos naenkrat.
Organizirajte velik dogodek 3. korak
Organizirajte velik dogodek 3. korak

Korak 3. Ustvarite seznam opravil ali časovno premico, da boste organizirani

Ustvarjanje seznama opravil za vaš dogodek je najboljši način, da na nekaj ne pozabite. Če se boste odločili za pomoč pri načrtovanju (kar bi morali), ustvarite dokument za skupno rabo ali glavni seznam, do katerega imajo vsi dostop. Vse svoje potrdila, depozite in dokumente hranite v eni mapi s seznamom opravil na vrhu, da se boste organizirali.

Nasvet:

Časovni trak je v pomoč, če načrtujete dogodek, na katerem prodajate vstopnice, saj boste morda potrebovali nekaj prihodkov za kritje depozitov ali prodajalcev. Lažje stvari shranite za konec. Na primer, 1 mesec pred dogodkom lahko odkupite okraske.

Organizirajte velik dogodek 4. korak
Organizirajte velik dogodek 4. korak

Korak 4. Preden utrdite podrobnosti o dogodku, določite svoj proračun

Ali pojdite skozi svoje osebne finance ali se usedite s svojim osebjem ali družino in določite, koliko denarja lahko zapravite za dogodek. Če načrtujete dogodek z drugimi, se o tem pogovorite že zgodaj, da bodo vsi na isti strani glede tega, koliko denarja lahko porabite.

  • Ne zanašajte se preveč na prodajo vstopnic, donacije ali pomoč. Več kot lahko pokrijete vnaprej, tem bolje.
  • Če gostite skupnost ali dobrodelni dogodek, se obrnite na lokalna podjetja in poiščite sponzorje.
  • Proračun mora temeljiti na tem, kako velik je dogodek in kako ekstravaganten želite biti. Majhno zabavo na skromnem prizorišču je mogoče organizirati za 300-400 USD. Ogromna konferenca z več govorci v elegantni banketni dvorani v centru mesta lahko stane 80.000 do 100.000 dolarjev.
Organizirajte velik dogodek 5. korak
Organizirajte velik dogodek 5. korak

Korak 5. Kontaktirajte in obiščite prizorišča, da poiščete prostor za svoj dogodek

Poiščite prizorišča na svojem območju na spletu. Odvisno od vašega dogodka boste morda želeli razmisliti o poročnih prostorih, muzejih, banketnih dvoranah, hotelih ali univerzitetnih prostorih. Obrnite se na kraje, ki si obetajo ogled svojega prostora in ugotovite, kakšna je njihova razpoložljivost. Ko najdete prostor, ki izgleda pravilno in je na voljo v vašem časovnem okviru, zaklenite datum s plačilom varščine.

  • Za večino prostorov boste morali plačati varščino. To je običajno 15-30% skupne cene. To pa se od kraja do kraja razlikuje.
  • Za dogodek v skupnosti, ki je prijazen otrokom, se obrnite na lokalne cerkve, šole in skupnosti. Ta prizorišča pogosto prostovoljno oddajajo prostor ali ga dajejo v najem za poceni.
  • Nekatera prizorišča bodo za vas okrasila in poskrbela za vas. To je odlična izbira, če želite zmanjšati delo.

Metoda 2 od 4: Izbira teme ali dnevnega reda

Organizirajte velik dogodek Korak 6
Organizirajte velik dogodek Korak 6

Korak 1. Izberite obliko glede na cilj dogodka

Če želite proslaviti svoje zaposlene, bodo verjetno raje plesali, pijačo in glasbo. Če poskušate ozavestiti dobrodelne namene, vam bo verjetno pomagal slavnostni govornik ali panel za pogovor o tem. Izberite obliko dogodka glede na to, kaj poskušate doseči.

  • Vaš cilj je lahko zabavanje, informiranje, zaslužek ali širjenje ozaveščenosti. Popolnoma je odvisno od tega, kaj poskušate narediti.
  • Dobavitelji, ki jih na koncu izberete, bodo odvisni od oblike. Za prodajo hrane na sejmu boste verjetno lahko poiskali mala podjetja, vendar boste morali hrano kupiti za praznovanje.
Organizirajte velik dogodek Korak 7
Organizirajte velik dogodek Korak 7

Korak 2. Vključite temo, če je dogodek rekreacijski ali izobraževalni

Tema ni pogoj, vendar boste morda želeli poudariti določeno temo ali idejo, ki bo vodila trženje, dekoracijo in obliko dogodka. Tema vašemu gostu predstavi, kaj lahko pričakuje na dogodku. Na vabila in tržno gradivo vnesite ime teme.

  • Teme ni treba zapletati. Lahko je nekaj tako preprostega, kot je »Praznovanje zaposlenih« ali »Dobro opravljeno delo«.
  • Tema izobraževalnega dogodka bi lahko bila »Moč pri učenju«, dobrodelni dogodek pa bi lahko imel temo, kot je »Boj proti podnebnim spremembam«.
Organiziranje velikega dogodka 8. korak
Organiziranje velikega dogodka 8. korak

Korak 3. Ustvarite dnevni red ali urnik dejavnosti za dogodek

Ko imate idejo o tem, kako bo vaš dogodek izgledal, lahko začnete oblikovati dejanski urnik samega dogodka. Določite urnik za večerjo, govore, ples ali uro koktajlov. Odločite se, ali želite vključiti kakšne vitrine ali nagrade. Za kakšno zabavo ne potrebujete določenega dnevnega reda, vendar bo za vsak uradni dogodek verjetno potreben urnik.

  • Za poroko bo načrt dokaj preprost: slovesnost, ura koktajlov, večerja in ples. Imate pa veliko več svobode za bolj odprte dogodke.
  • Če gre za avtomobilsko predstavo ali zabavo, ne potrebujete nujno urnika, saj se bodo gostje lahko zabavali. Vseeno je vse odvisno od vas.
  • V redu je, če se vaš začetni načrt spreminja, ko se stvari razvijajo. Tu gre bolj za ustvarjanje občutka, kako bo dogodek izgledal.

Metoda 3 od 4: Povabite goste

Organizirajte velik dogodek Korak 9
Organizirajte velik dogodek Korak 9

Korak 1. Oblikujte in natisnite vabila za uradni dogodek

Za zaprt, uradni dogodek boste morali poslati uradna povabila. Vabilo oblikujte sami ali najemite oblikovalca, ki bo to naredil namesto vas. Vključite datum, kraj, kodeks oblačenja, omejitve gostov in vse druge ključne podatke, ki jih potrebujejo vaši gostje. Vabila poklicno natisnite in jih pošljite po pošti vsaj 3-6 mesecev vnaprej.

Natisnite tudi ovojnice, če želite bolj profesionalno podobo

Organizirajte velik dogodek 10. korak
Organizirajte velik dogodek 10. korak

Korak 2. Pošljite e-povabila ali osnovna povabila na sproščeno zabavo ali druženje

Če ne gre za resen dogodek in na zabavo zberete le veliko ljudi, imate veliko svobode pri tem, kako povabite ljudi. Po želji lahko oblikujete papirna povabila ali preprosto pošljete zlato po spletu. Ljudem lahko samo posredujete besedilo, če gre le za 50-100 ljudi.

Organizirajte velik dogodek 11. korak
Organizirajte velik dogodek 11. korak

Korak 3. Uporabite družabne medije, da se javnosti obrnete na odprt dogodek

Če lahko kdo pride ali prodajate vstopnice, je pošiljanje papirnih vabil neučinkovit način za to. Namesto tega ustvarite dogodek na Facebooku in ga objavite na drugih platformah družbenih medijev. Javno delite objave in k temu spodbudite svoje prijatelje in družino.

Če se nagovarjate na določeno področje ali demografsko kategorijo, po celem območju postavite letak ali plakat. To je dobra ideja za fakultetne dogodke ali lokalne koncerte

Organizirajte velik dogodek Korak 12
Organizirajte velik dogodek Korak 12

Korak 4. Promovirajte svoj dogodek, če prodajate vstopnice ali najamete govornike

V zvezi s temi dogodki se obrnite na lokalne radijske postaje, da vidite, koliko bo stalo, če boste dobili besedo. Prilepite letake, če gre za sosedski ali fakultetni dogodek in razmislite o objavi oglasa v svojem lokalnem časopisu. Tako boste pritegnili čim širše občinstvo, da se bo pojavilo več ljudi.

Za večji komercialni dogodek, kot je avto ali sejem, vzpostavite spletno mesto za prodajo vstopnic in promocijo vašega dogodka. Razmislite o oglaševanju svojega spletnega mesta v družabnih medijih ali na priljubljenih spletnih mestih

Nasvet:

Preverite, ali obstajajo brezplačni načini za promocijo vašega dogodka, če gre za dobrodelne namene. Javni radio in javna televizija bosta za dober namen pogosto brezplačno delila podatke o vašem dogodku.

Metoda 4 od 4: Najem prodajalcev

Organizirajte velik dogodek 13. korak
Organizirajte velik dogodek 13. korak

Korak 1. Pridobite pomoč za prenos preostalih opravil, če je mogoče

Sestavljanje velikega dogodka je veliko dela. Če je mogoče, vključite 3-5 sodelavcev, bližnjih prijateljev ali družinskih članov za opravljanje nekaterih drugih nalog. Dodelite ločene ljudi, ki bodo odgovorni za gostinstvo, okrasitev, povabila, gostujoče govorce ali glasbo. Način dodelitve je v celoti odvisen od vrste dogodka, vendar bo ločevanje dela veliko bolj obvladljivo.

Ko izberete, na kaj se boste osebno osredotočili, izberite kateri od elementov dogodka je najpomembnejši. Za konferenco so to verjetno govorniki. Za poroko je to verjetno fotograf, gostinstvo in fotografija. Res je odvisno od vrste dogodka, ki ga gostiš

Organizirajte velik dogodek Korak 14
Organizirajte velik dogodek Korak 14

2. korak Pripravite dogodek za svoj dogodek, če je daljši od 2 ur

Če vaš dogodek ne bo trajal več kot 1-2 uri, lahko hrano preskočite. Za večino standardnih dogodkov boste verjetno želeli najeti gostinca. Obrnite se na gostinska podjetja in restavracije na tem območju, da poiščete nekoga, ki bo zmogel število gostov, ki jih gostite. Večina gostinskih podjetij bo pokrivala tudi postrežbo in predstavitev, kar bo bistveno olajšalo stvari.

  • Še vedno lahko dobite catering za krajši dogodek, vendar se bo veliko ljudi pojavilo in načrtovalo, da bodo jedli pozneje ali s polnimi trebuhi pred časom.
  • Če želite na dogodku alkohol, boste morda morali dobiti ločene barmane.

Nasvet:

Ko gre za kuhinjo, izberite nekaj, v čemer bodo uživali vsi. Prav tako ne pozabite dobiti hrane, ki ustreza tonu dogodka. Dogodek s črno kravato ne bo videti prav s pico, medtem ko se bo družinsko srečanje ob elegantni francoski kuhinji morda zdelo nekoliko čudno.

Organizirajte velik dogodek Korak 15
Organizirajte velik dogodek Korak 15

Korak 3. Najemite skupino dogodkov za ravnanje s pohištvom in po potrebi oblikovanje

Če najamete odprt prostor, ki ni priložen pohištvu, boste morali najeti pohištvo in okraske. Najlažji način za to je, da najamete podjetje za prireditve, ki bo obravnavalo dekoracije, mize in stole. V nasprotnem primeru boste morali sami potegniti in namestiti kup pohištva, kar je lahko res bolečina.

  • Za večje konference jih poskusite gostiti na univerzi. Šole imajo pogosto avditorije ali pohištvo, ki jih lahko uporabljate.
  • Če najemate prodajalce za sejem, prosite prodajalce, da po možnosti prinesejo svoje kabine, sedeže in material.
Organizirajte velik dogodek Korak 16
Organizirajte velik dogodek Korak 16

Korak 4. Vključite koordinatorja dogodka, ki bo vodil dan dogodka

Če želite, lahko to storite sami, vendar bo zabavno, če boste na dogodku uživali. Za priporočila poiščite na spletu ali se obrnite na prizorišče. Po sestanku z njimi najemite načrtovalca dogodkov in mu posredujte podatke in podrobnosti o prodajalcu. Poskrbeli bodo, da bo vaš dogodek potekal po načrtih in rešili morebitne težave, ki se lahko pojavijo na dan dogodka.

Koordinatorja dogodkov lahko najamete, da za vas opravi vse, kar je navedeno v tem članku, vendar ti običajno zaračunajo na tisoče dolarjev, odvisno od velikosti vašega dogodka

Organizirajte velik dogodek 17. korak
Organizirajte velik dogodek 17. korak

Korak 5. Pridobite DJ -a ali skupino, če želite glasbo na dogodku

Če gostite forum ali konferenco, to ni pomembno. Vsekakor morate dobiti DJ -ja ali skupino, če ste gostitelj poroke, zabave ali drugega velikega dogodka. Poiščite na spletu dobro ocenjenega DJ-ja ali skupino, ki nastopa na vašem območju. Spoznajte DJ -ja ali skupino, da vidite, za kakšno glasbo so specializirani. Ko najdete glasbo za svoje prizorišče, jih zaklenite za zmenek.

  • Za DJ -a ali skupino boste verjetno morali plačati varščino; to je pogosto 10-20% njihove skupne cene.
  • Za poroke DJ pogosto deluje tudi kot emce.
  • Če ples ali glasba nista ključni element dogodka, razmislite o sestavljanju seznama predvajanja sami. Izberite nekaj mehkega, kot je jazz, instrumentalna ali klasična glasba. Pustite, da se seznam predvajanja izvaja in med dogodkom naj bo glasnost nizka.

NAMIG STROKOVNIKOV

Stefanie Chu-Leong
Stefanie Chu-Leong

Stefanie Chu-Leong

Owner & Senior Event Planner, Stellify Events Stefanie Chu-Leong is the Owner and Senior Event Planner for Stellify Events, an event management business based in the San Francisco Bay Area and California Central Valley. Stefanie has over 15 years of event planning experience and specializes in large-scale events and special occasions. She has a BA in Marketing from San Francisco State University.

Stefanie Chu-Leong
Stefanie Chu-Leong

Stefanie Chu-Leong

Owner & Senior Event Planner, Stellify Events

Expert Trick:

I like connecting with new vendors in addition to big-name ones. New vendors are always willing to work with you, in hopes of a big breakthrough for themselves. They will work hard to accommodate to the music selection you need for the event, as long as it's within the scope of their style.

Organizirajte velik dogodek Korak 18
Organizirajte velik dogodek Korak 18

Korak 6. Najemite gostitelja in vključite govornike za forum ali konferenco

Gostitelja lahko najamete tako, da na spletu poiščete poklicne delavce ali pa to stori namesto vas prijatelj, ki dobro govori v javnosti. Če boste imeli druge govornike, se zgodaj obrnite po e -pošti in preverite, ali jih dogodek zanima. Za akademske konference se obrnite na profesorje ali avtorje na to temo. Za dogodke povezovanja v mrežo prosite za pomoč pomembne naslove ljudi, ki so uspešni na vašem poslovnem področju.

  • Potrudite se, da se tega lotite čim prej. Ljudje lahko trajajo nekaj tednov, da se ljudje odzovejo, zato mnogi potencialni govorci morda ne bodo na voljo. Gostitelja zaklenite zgodaj, da zagotovite, da je za ta ključni element poskrbljeno.
  • Koga želite nagovoriti na dogodku, je v celoti odvisno od vrste dogodka, ki ga gostite. Lahko se držite strokovnjakov in strokovnjakov ali ustvarite ploščo v slogu foruma, na kateri bodo ljudje, ki želijo zgraditi svoj življenjepis ali promovirati svoje delo.
  • Običajno morate plačati govornikom, če to ni posebej znan dogodek. Če ne najdete znanih strokovnjakov, se boste verjetno lahko izognili iskanju prostovoljcev.
Organizirajte velik dogodek Korak 19
Organizirajte velik dogodek Korak 19

Korak 7. Če pripeljete ljudi na dogodek, poskrbite za prevoz

To je pomembnejše, če pripeljete ljudi izven mesta. Obrnite se na limuzino, avtobus ali taksi službo, da se dogovorite za prevoz od hotela do kraja. Tega vam ni treba storiti, je pa odličen način, da vaši gostje najdejo kraj in se počutijo oskrbljene.

Lahko najamete floto avtobusov, ki gredo naprej in nazaj do prevzemnega mesta, če priredite v veliki banketni dvorani ali na stadionu zunaj metropolitanskega območja

Nasveti

  • Ne pozabite preveriti plašča, če v hladnejših mesecih priredite dogodek!
  • Če želite prispevek, lahko svoje potencialne goste vprašate, kaj bi jih radi pojedli ali slišali na dogodku.

Priporočena: