Kako organizirati in voditi štand (s slikami)

Kazalo:

Kako organizirati in voditi štand (s slikami)
Kako organizirati in voditi štand (s slikami)

Video: Kako organizirati in voditi štand (s slikami)

Video: Kako organizirati in voditi štand (s slikami)
Video: CS50 2013 - Week 9 2024, Marec
Anonim

Na konvenciji, festivalu ali sejmu je vodenje stojnice odličen način za promocijo vašega izdelka, organizacije ali cilja. Načrtovanje in priprave so ključnega pomena za profesionalno pridobitev in pritegnitev pozornosti, ki si jo zaslužite.

Koraki

Metoda 1 od 2: Pred dogodkom

Organiziranje in vodenje stojnice 1. korak
Organiziranje in vodenje stojnice 1. korak

Korak 1. Poiščite primeren dogodek za svojo stojnico

Če se lahko podobnega dogodka udeležite kot javnost, to storite. Opazujte, kaj počnejo drugi voditelji. S seboj prinesite beležnico in papir, pri tem si zapisujte, kaj cenite v določenih kabinah in kaj mislite, da bi druge kabine lahko naredile bolje. Pri tem imejte v mislih svoje občinstvo. Dejavnosti, razstave in darila za starejše se bistveno razlikujejo od tistih za bumere, x-ere in druge skupine.

Organiziranje in vodenje stojnice 2. korak
Organiziranje in vodenje stojnice 2. korak

Korak 2. Prijavite se zgodaj

Vnaprej se pozanimajte, kaj je potrebno za vodenje stojnice na dogodku, ki se ga želite udeležiti. Prijavite se in plačajte vse pristojbine tudi vnaprej.

  • Zdaj je čas, da se obrnete na organizatorje dogodkov z vsemi posebnimi zahtevami. Če na primer v kabini potrebujete razsvetljavo ali elektriko, to zahtevajte vnaprej. Če potrebujete ozvočenje, hlajenje, dostop do vozila ali karkoli drugega, razen svojega prostora, ga prosite za to takoj!
  • Če imate na izbiro lokacije stojnic, izberite tisto, ki bo imela največ prometa. V nasprotnem primeru poskusite biti v bližini drugih govorilnic ali koncesij, ki bodo pritegnile želeni promet.
Organizirajte in vodite stojnico Korak 3
Organizirajte in vodite stojnico Korak 3

Korak 3. Spremljajte vse stroške, povezane z dogodkom, vključno z najemom stojnice, potovanji, hoteli, darilci, hrano, pristojbinami itd

Ko se dogodek konča, boste želeli primerjati njegove stroške in rezultate z drugimi dogodki, da se odločite, ali se želite vrniti.

Organiziranje in vodenje stojnice Korak 4
Organiziranje in vodenje stojnice Korak 4

Korak 4. Rezervirajte si

Če morate priti na ta dogodek, si rezervirajte prenočišče, rezervirajte lete in si zagotovite najem avtomobila. Obsežni dogodki lahko v celoti napolnijo objekte v bližini prizorišča, zato si zagotovite te nastanitve takoj, ko se prepričate, da se jih boste udeležili.

Organiziranje in vodenje stojnice 5. korak
Organiziranje in vodenje stojnice 5. korak

Korak 5. Zberite ali izdelajte zaloge

Vaše zaloge bodo odvisne od natančne narave dogodka in tega, kar promovirate, vendar upoštevajte naslednje:

  • Zasloni in znaki. Vsaj imejte vsaj en velik transparent, ki jasno navaja, koga ali kaj promovirate. Dodatni prikazi lahko pomagajo obvestiti tudi vaše občinstvo. Ne pričakujte, da bo kdo bral velike količine besedila, medtem ko se sprehajate po kabini. Namesto tega uporabite velike, privlačne grafike in shranite podrobnosti za svoje letake. Dosleden videz in občutek med različnimi zasloni bo vaši kabini omogočil enoten in popoln občutek.
  • Brezplačne. Klasičen način privabljanja ljudi na vašo stojnico je, da nekaj podarite. Vzorci nečesa, kar je povezano z vašim sporočilom, so idealni. Uporabni predmeti (pisala, majice, torbe) z vašim imenom in oznakami so lahko dolgoročni opomniki in celo sprehajalni oglasi. Ljudje lahko pridejo tudi do sladkarij v vrednosti nekaj dolarjev ali krožnika s hrano.

  • Literatura. Če želite, da vas ljudje po dogodku kontaktirajo in se spomnijo na vas, nameravajte izročiti vizitke, letake ali brošure v zvezi s svojim sporočilom. Prinesite več, kot mislite, da boste potrebovali.
  • Demonstracije. Če lahko pokažete nekaj, kar je povezano z vašo organizacijo (na primer izdelek ali storitev), ali prikažete rezultate uspešnega projekta ali dejavnosti, ga prinesite na ogled in povejte. Še bolje, dovolite svojim obiskovalcem, da na nek način sodelujejo, morda tako, da preizkusijo tisto, kar promovirate.
  • Dejavnosti. Prinesite jih, da privabite ljudi na svojo stojnico. Če imate žreb za večjo nagrado, lahko dobite skledo, polno kontaktnih podatkov. Tudi če je dejavnost metanje vrečke ali prenosnik, ki ozeleni, lahko ljudi pripelje dovolj dolgo, da se z njimi pogovarjajo in jim sporočijo, zakaj ste tam.
  • Nadstrešek. Če je vaš dogodek na prostem, je prenosni nadstrešek, šotor ali gazebo nepogrešljiv za zaščito pred soncem (ali dežjem). Prav tako vam bo pomagal videti bolj uradno in profesionalno. Če se lahko ujema z barvami vaše organizacije ali pa je le živahno obarvan, bo vaša prisotnost toliko bolj opazna. Bodite prepričani, da se vnaprej naučite, koliko prostora vam bo dogodek omogočil.

  • Miza in stoli. Organizatorji dogodkov lahko to zagotovijo ali ne. Če niste prepričani, vprašajte.
  • Odpornost na vremenske vplive. Če je kabina na prostem, boste morda potrebovali uteži, da boste držali papirje, sponke ali ščipalke za odeje, da namizni prti in znaki ne odpihnejo itd. Seveda se oblecite tudi v vreme, ki ga pričakujete.
  • Privežite sponke in orodja. Če veste, da boste sami sestavili stojnico, mizo ali zaslone, s seboj prinesite orodja, ki jih potrebujete. Izvijači, klešče in nastavljiv ključ bi lahko prišli prav. Škarje, pakirni trak, varnostni zatiči in vrv so tudi dobre ideje. Če niste prepričani, kaj potrebujete za sestavo svoje stojnice, vnaprej naredite suho vožnjo doma ali v domači pisarni. Opomba:

    S trenutnimi letalskimi omejitvami poskrbite, da boste orodja za sestavljanje spakirali v oddano prtljago, ne v ročno, da se izognete težavam. Nič hujšega, kot če bi zaradi varnostnih omejitev zaplenili orodja, ki bodo na sejmu uporabna.

  • Voziček ali voziček. Še posebej, če gre za velik dogodek, ne predvidevajte, da boste lahko parkirali kjer koli v bližini svoje stojnice. Ročni voziček ali voziček bo pomagal premostiti vrzel.
  • Luči. Če menite, da boste potrebovali luči, se prepričajte, da boste imeli vir energije za njihovo napajanje.
  • Voda. Veliko se boste pogovarjali in obisk koncesij za dogodek je lahko drag ali neprijeten.
  • Vozilo, ki je dovolj veliko za prevoz vsega, kar potrebujete. Če morate najeti kombi ali tovornjak, se vnaprej dogovorite.

Organiziranje in vodenje stojnice Korak 6
Organiziranje in vodenje stojnice Korak 6

Korak 6. Poiščite pomoč

Če vaša stojnica opravlja svoje delo, boste imeli med dogodkom veliko ljudi za pogovor. Ne poskušajte narediti predstave za eno osebo. Tudi ena oseba vam lahko pomaga ohraniti mirnost in glas. Če je vaša stojnica precej priljubljena, boste potrebovali pomoč, samo da se prepričate, da imajo vsi, ki jih to zanima, nekoga, s katerim se lahko pogovarjajo, ne da bi čakali v vrsti. Če je le mogoče, razporedite urnik tako, da bodo ljudje delali v krajših izmenah. Utrujeno je dolgo stati in vedno znova govoriti iste stvari.

Organiziranje in vodenje stojnice Korak 7
Organiziranje in vodenje stojnice Korak 7

Korak 7. Pripravite si pomoč

Sporočite jim, kaj ponujajo javnosti, komu se približujejo in kako, kje so različni objekti v bližini in kdaj pridejo. Govorili bodo za vašo organizacijo kot strokovnjaki in bodo bolj strokovno naleteli, če bodo obveščeni, tudi če so prostovoljci.

Organiziranje in vodenje stojnice 8. korak
Organiziranje in vodenje stojnice 8. korak

Korak 8. Oblecite se za uspeh

Poskusite na svoji stojnici opremiti privlačne ljudi, ki so ustrezno oblečeni, a vseeno pritegnite pozornost. Tako boste svojo stojnico in organizacijo ločili od labirinta drugih stojnic in postali del razstave.

  • Če ima vaša organizacija uniformo ali celo majico, jo oblecite in k temu spodbudite svoje kolege. Majice po meri so relativno poceni za izdelavo tudi v majhnih količinah.
  • Oblecite se enako. Tudi če se preprosto strinjate, da nosite kavbojke in majico v barvi vaše organizacije, boste bolj videti, kot da bi morali biti tam.
  • Oblecite se profesionalno. Poslovna obleka bo pokazala, da mislite resno in bo vašemu sporočilu dala veliko več vpliva.
  • Nosite kostume ali se tematsko oblecite. Če je praznično vzdušje ali pa je vaša skupina gledališka, bi lahko pritegnili veliko pozornosti v klovnovskih kostumih, plesnih oblekah ali velikih, neumnih klobukih.
  • Po potrebi uporabite modele profesionalnih žbic. Privlačni ljudje, ki znajo »delati« z množico, so lahko močna sila, da opozorijo na vašo stojnico in vašo organizacijo. Uporabite strokovne ljudi, ki razumejo, kako se pravilno obnašati.

Metoda 2 od 2: Med dogodkom

Organiziranje in vodenje stojnice Korak 9
Organiziranje in vodenje stojnice Korak 9

Korak 1. Pokažite se zgodaj

Dajte si dovolj časa za postavitev stojnice in izkoristite objekte, preden se množica spusti. Popolna nastavitev takoj, ko se vrata odprejo, pomeni, da ne boste zapravljali časa dogodka, ko bi namesto sporočila sporočila razmetavali z zasloni ali škatlami.

Organiziranje in vodenje stojnice Korak 10
Organiziranje in vodenje stojnice Korak 10

Korak 2. Oglejte si svojo kabino od zunaj

Ko se nastavite, pojdite ven in si oglejte svojo kabino z vidika obiskovalcev. Ali so vaši znaki jasno vidni iz različnih smeri, kamor se bodo ljudje približali? Ali vaša stojnica vabi? Imate kakšne moteče ohlapne konce?

Organiziranje in vodenje stojnice Korak 11
Organiziranje in vodenje stojnice Korak 11

Korak 3. Upoštevajte svoje vzorce prometa

Ali želite biti za mizo s svojim občinstvom spredaj ali za mizo na zadnji strani kabine, da se lahko približate ljudem in jih povabite?

Organiziranje in vodenje stojnice Korak 12
Organiziranje in vodenje stojnice Korak 12

Korak 4. Bodite prijazni

Pogovorite se s svojimi strankami. Ko stopijo do vaše kabine, jim dajte nekaj sekund in nato recite: "Pozdravljeni." Najverjetneje se bodo tudi pozdravili. Nato se nasmehnite in jim povejte o svoji kabini. Včasih, če se začnete pogovarjati o nečem drugem, na primer o tem, kako lep je dan ali kako ljubek otrok, ki ga imajo skupaj z njimi, ga bo odvrnil od vaših obrti. Ko vse pokličete, se lahko pogovarjate o teh stvareh. Ne pozabite se nasmehniti in reči "Hvala, pridi še enkrat!" Predajte jim tudi vizitko, če jo imate, in jih obvestite, kje boste naslednjič.

Organiziranje in vodenje stojnice Korak 13
Organiziranje in vodenje stojnice Korak 13

Korak 5. Prenesite svoje sporočilo

Ne glede na to, kako pritegnete ljudi, poskrbite, da bodo zapustili vašo kabino z osnovnim razumevanjem, zakaj ste tam.

Organiziranje in vodenje stojnice Korak 14
Organiziranje in vodenje stojnice Korak 14

Korak 6. Preizkusite ljudi o njihovih interesih

Vključi jih v pogovor in pove vam, v katero smer naj greste, bodisi informativno, komercialno ali nekje vmes.

Organiziranje in vodenje stojnice Korak 15
Organiziranje in vodenje stojnice Korak 15

Korak 7. Razdelite svoj letak, brošuro ali drugo gradivo

Ti elementi bodo opomnili ljudi na vašo organizacijo, vaše kontaktne podatke in vaše sporočilo po koncu navdušenja in dejavnosti dogodka.

Organiziranje in vodenje stojnice Korak 16
Organiziranje in vodenje stojnice Korak 16

Korak 8. Izmenjajte podatke za stik

Povejte zainteresiranim obiskovalcem, kako lahko ukrepajo in kako boste vi nadaljevali. Potem se prepričajte, da vas nekdo v vaši organizaciji takoj spremlja. Spremljajte vir potencialnih strank, da boste lahko primerjali relativno učinkovitost enega dogodka z drugim.

Organiziranje in vodenje stojnice Korak 17
Organiziranje in vodenje stojnice Korak 17

Korak 9. Očistite svoje območje

Postavite se v čevlje osebja za obsežen dogodek ali prizorišče. Nato na koncu dogodka razstavite lastno kabino in se prepričajte, da ostanki stelja ali smeti pridejo v smeti. To je lepo vedenje in pomagalo vam bo, da organizatorji dogodkov in osebje ob dogodku naslednjič ostanejo na vaši strani.

Organiziranje in vodenje stojnice Korak 18
Organiziranje in vodenje stojnice Korak 18

Korak 10. Zapišite svoje izkušnje

Če boste še kdaj imeli stojnico, si tokrat zapišite nekaj svojih izkušenj. Zapišite, kaj ste prinesli, kaj bi morali prinesti naslednjič, brez česa bi lahko. Zapišite, kaj je bilo učinkovito in kaj ne, in vse, kar ste se naučili s tega dogodka. Naslednjič lahko svoje zapiske uporabite za lažje vodenje stvari. Če nekdo drug vodi naslednjo kabino, mu lahko preprosto svetujete, kaj ste se naučili.

Nasveti

  • Izboljšajte svojo predstavitev. Ker se boste verjetno ponavljali različnim ljudem, izkoristite priložnost, da prilagodite in prilagodite to, kar govorite.
  • Kadar koli zapustite kabino brez nadzora, prinesite neprozorne krpe, ki pokrivajo površino, še posebej, če odidete čez dan. Na ta način, če boste prispeli pozno, bo vaš izdelek veliko manj verjetno ukraden in ljudje, ki se želijo pogovarjati z vami, imajo jasno sporočilo, da ste začasno odsotni in da vas ne bodo razjezili, ko vas poskušajo najti v bližini.
  • Nosite čim bolj udoben par čevljev, s katerim se lahko izognete. Večina kongresnih objektov ima betonska tla; zgornji konec bo prekrival ta tla s tanko plastjo industrijske preproge. Brez oblazinjenja. Brez dajanja. Po dnevu ali treh, ko stojite in hodite, lahko napačna izbira čevljev povzroči boleče noge na koncu dogodka.
  • Imeti racionalna pričakovanja; ne pričakujte, da boste na razstavi najbolj priljubljeni/pomembni voditelj v celotni dvorani. Izkušeni voditelji "šova" vedo, da je 3-5% donosnost naložbe dober rezultat. Pomen: zaslužek približno 5% stroškov oddaje (tj. Najem prostora/stojnice, darila, režijski stroški, potovanja) je dober donos. Če prodajate storitev, bi moralo teh navidez majhnih 5% prinesti vračljivo prodajo.
  • Če posredujete kontaktne podatke za svojo organizacijo, to storite z načrtom, da odgovorite na vprašanja, ko pridejo v naslednjih tednih. Takoj se obrnite, da bodo lahko ljudje, ki jim je dovolj, da se pozanimajo, vzpostavili stalen odnos z vašo organizacijo.
  • Po potrebi prinesite rezervno opremo, na primer monitorje, projektorje, računalnike, omrežno ali A/V opremo. Oprema je lahko na voljo za najem v mestu v bližini teh objektov, vendar običajno z nezaslišano ceno, na primer 50% maloprodajne cene za tridnevni dogodek.
  • Stvari, ki niso del videza kabine (jakna, ki ste jo slekli, kartonska škatla, polna dodatnih letakov itd.), Naj ne bodo vidne za vašo mizo.
  • Obnašajte se, kot da ste del predstave. Obnašajte se profesionalno, nosite najboljši nasmeh in se pozdravite ter bodite del dogodka med njegovim trajanjem.
  • Preizkusite različne pristope, da vidite, kaj najbolje deluje in vzbuja največ zanimanja. Razpravo prilagodite tudi občinstvu. Ko boste izvedeli, da je nekdo radoveden novinec ali že pozna vašo organizacijo, temu ustrezno prilagodite svojo predstavitev.
  • Pridobite kabino, ki je "snap skupaj". Nekateri dogodki so v mestih, ki so mesta "Union", kjer na izrednem dogodku ne morete uporabiti niti izvijača, sindikalni predstavnik pa vam bo za vzdrževanje tega izvijača zaračunal premijo. V primerih, ko morate plačati pristojbine "Union", uporabite kreditno kartico.
  • Okrog miz vedno naredite krilo iz blaga s trakom, zatiči ali sponkami, da si pod njim podate ves tisti prostor za shranjevanje, ki ni viden.
  • Zabavaj se. Če uživate v pogovoru z ljudmi, bo to prikazano v vaši predstavitvi in vas naredilo bolj dostopne.
  • Sodelujte z organizatorji dogodkov, prizoriščem in varnostnim osebjem ter sosednjimi stojnicami. To je dobra oblika, lepo vedenje in vam lahko pomaga ustvariti koristne odnose!
  • Razmislite o tem, da bi v steklenicah prinesli hranilne napitke-hrana bo tako drago označena kot voda in bo stekla do ocvrtega konca spektra. Majhna ledena skrinja je idealna za osvežitev in jo lahko skrijete pod mizo. Prinesite kovnice in ogledalo, da preverite zobe! Govorite z ljudmi!
  • Vidno in neizbrisno označite svojo opremo. Ne puščajte svoje stojnice ali opreme brez nadzora. Zgodbe o dragi opremi, ki "hodi" po teh razstavah, zlasti v kaosu namestitve in okvare, so tako pogoste, da so klišejske. Zavarujte svoje predmete z visoko vrednostjo in za posebno opremo, ki je primerna za krajo, na primer prenosne računalnike, razmislite o tem, da jih vzamete s seboj v sobo na koncu večdnevnih oddaj.
  • Dobro je imeti na dogodku prijatelja ali partnerja! Za vsak slučaj, ko morate teči v trgovino, iti v kopalnico itd.
  • Preberite pravila dogodka in prizorišča. Obsežni dogodki potekajo najbolj gladko, ko vsak naredi svoj del.
  • Svoje dejavnosti in brezplačne izdelke povežite s svojim ciljnim občinstvom. Ali poskušate pritegniti otroke, strokovnjake ali širšo javnost? Ali je vaš letak ali nagradna igra primerna za ta namen?
  • Osebno s seboj prinesite škatle s predstavitvenimi materiali. Nadaljujte, če lahko; preverite, če morate. Kopije predstavitvenih CD -jev ali DVD -jev razporedite na več članov svoje ekipe, če ena kopija ni nameščena ali če član ekipe zamuja. Morda boste lahko dobili pisarne pošiljke materiala, ki vam jih bodo poslali čez noč iz pisarne, vendar boste izgubili tisti dan predstave in dostava je lahko slaba med konvencijami. Če morate prevzeti dostavo, jo vedno odnesite v svojo hotelsko sobo, nikoli v kongresni center, kjer mora iti skozi poštno sobo kongresnega objekta. To so isti ljudje, ki vam ne dovolijo, da bi imeli lasten izvijač, glejte zgoraj. Paket verjetno ne boste videli pred koncem oddaje, če sploh, če ga pošljete v kongresni center.
  • Preverite svojo takojšnjo obsedenost z zbiranjem drobtin. Iz nekega razloga se lahko v energiji predstave zdi privlačna deseta podloga za miško, igrača za stiskanje izvršnega direktorja ali drug kos smeti z logotipom podjetja, kot vse poceni plastične ogrlice in kositrni kovanci posadke Venere- dokler ne prideš domov in končaš, da vse vržeš ven. Prihranite si vlečenje za en teden; samo reci ne.
  • Oblike plačila, ki jih sprejemate, prikažite na vidnem mestu. Če sprejemate gotovino, poskrbite, da bo na dosegu roke primerna škatla za zaklepanje in pripravljeni na veliko sprememb v vsakem apoenu. Prav tako ne pozabite položiti velikih računov takoj po koncu dneva, da zagotovite minimalne izgube, če vam bodo ukradli denarnico.

Opozorila

  • Naj vas občutki ne bolijo ljudje, ki jih ne zanima ali so samo zlobni. Sprejmite vsak slab izgovor, da se ne ustavite pri nominalni vrednosti, in se osredotočite na naslednjo osebo.
  • Neizogibni ljudje, ki želijo govoriti z vami, vam povedati neprimerne zgodbe ali vas nadlegovati, vas lahko skoraj vedno odvrnejo tako, da jih kratek čas vljudno poslušate in jim izrečete trdno besedo ob koncu pogovora, na primer "No, kaj pa to! lep preostanek dneva! "in vso svojo pozornost usmerite na drugo osebo ali pri preurejanju svojih predmetov. Prekinite jih, če morate. Zaradi pomanjkanja pozornosti do njih boste skoraj vedno izginili. Res hudobni ljudje potrebujejo vljuden nasmeh, odločen "Gospod, zahvaljujem se vam za vaše vpoglede in res vas moram zdaj pustiti". Zadnji korak je "Razumem, da ti dogodki zadržujejo varnostnike", ki je bil dovolj glasen, da je pritegnil pozornost. Lastniki stojnic v bližini vam bodo skoraj vedno priskočili na pomoč, če vam to uide. Če je v tej situaciji kabina v vaši bližini, pošljite eno osebo, da pokliče varnost.
  • Zvonovi in piščalke lahko pritegnejo ljudi, vendar pazite, da ne utišajo tistega, kar želite sporočiti s svojo stojnico.
  • Ne predvidevajte, da bodo vaše stvari v vaši kabini na varnem. Ko odidete, vzemite s seboj vse dragoceno. Če je mogoče, ne puščajte kabine brez nadzora, medtem ko je prisotna javnost. Pred odhodom mize vedno ogrnite s neprozorno krpo.
  • Vsi mimoidoči se ne bodo zanimali za vašo organizacijo. Namesto da bi zapravljali svoj čas, ko bi v svojo kabino vlekli ljudi, ki jih ne zanimajo, jih preprosto pustite mimo in se približajte naslednjemu potencialnemu obiskovalcu.

Priporočena: