Analiza stroškov je ena od štirih vrst ekonomskega vrednotenja (ostale tri so analiza stroškov in koristi, analiza stroškovne učinkovitosti in analiza stroškovne koristi). Izvajanje analize stroškov, kot pove že ime, se osredotoča na stroške izvajanja programa ne glede na končni rezultat. Analiza stroškov je pomemben prvi korak, preden se lotite drugih vrst ekonomskega vrednotenja, da ugotovite primernost ali izvedljivost potencialnega projekta.
Koraki
1. del od 3: Določanje vašega namena in področja uporabe
Korak 1. Ugotovite, zakaj potrebujete analizo stroškov
Obseg vaše analize stroškov bo odvisen od njenega namena, zato morate, preden razmislite, kako široka želite biti vaša analiza, morate vedeti, na katera končna vprašanja želite odgovoriti.
- Če izvajate analizo stroškov zgolj za določitev proračuna ali strateškega načrta za prihodnost, bi običajno izvedli analizo stroškov, ki bi razširila celotno organizacijo.
- Po drugi strani pa bi lahko ožji ali natančnejši namen, na primer določitev, ali se za določeno storitev (in koliko) zaračuna, zahteval ožjo analizo stroškov, ki bi obravnavala le stroške te storitve.
Korak 2. Opredelite perspektivo svoje analize stroškov
Poleg tega, da ugotovite, zakaj potrebujete analizo stroškov, morate vedeti tudi, katere stroške boste analizirali. To bo določilo, katere podatke zbirate in kako jih razvrščate.
- Morda vas bodo na primer zanimali stroški vaših strank za ponudbo določene storitve. Na stroške bi gledali z njihove perspektive, pri tem pa upoštevali znesek, ki ga zaračunavate (ali nameravate zaračunati) za storitev, prevoz do vaše lokacije in druge stroške.
- Če preprosto gledate na stroške programa za svojo organizacijo, boste na splošno pogledali svoje organizacijske stroške. Lahko pogledate tudi oportunitetne stroške, na primer, če ponudba enega programa pomeni, da ne boste mogli ponuditi drugih programov.
Korak 3. Ločite programe, ki jih ponujate
Kako razčlenite svoje programe, bo odvisno od tega, kako razporejate stroške za analizo stroškov. Če vaša organizacija izvaja zelo različne programe, so lahko očitne delitve. Za prekrivanje programov ali programov, ki si delijo vire, določite, kako jih ločiti.
- Programi, ki se v veliki meri prekrivajo, se lahko namesto da se vrednotijo ločeno. Upoštevajte tisto, kar je najbolj smiselno za delovanje vaše organizacije, pri čemer se izognite podvajanju prizadevanj, kjer koli je to mogoče.
- Če želite ugotoviti, ali je treba programe ločiti, poglejte storitve, ki jih ponuja vsak program, vire, potrebne za zagotavljanje teh storitev, in komu so te storitve na voljo. Če sta dva programa enaka v 2 od 3 teh dimenzij, bi ju bilo treba za analizo stroškov verjetno obravnavati kot enega.
Korak 4. Nastavite časovno obdobje, ki ga želite ovrednotiti
Kako kategorizirate in izračunate stroške, je odvisno od tega, ali te stroške analizirate dolgoročno (recimo mesece ali leta) ali kratkoročno (nekaj tednov ali morda celo eno aplikacijo).
- Če se na primer odločite, ali boste za določeno storitev zaračunali storitev, najprej ugotovite, koliko vas ta storitev stane. Nato bi naredili dolgoročno analizo stroškov, da ugotovite, ali lahko vaša organizacija izgubi zaradi opravljanja te storitve.
- Na splošno je najbolje, da izberete časovno obdobje, za katerega lahko dobite natančne podatke o prihodkih in ne ocene. To bo v pomoč, če nameravate svojo analizo stroškov uporabiti kot podlago za nadaljnjo ekonomsko oceno.
2. del 3: Kategorizacija stroškov
Korak 1. Preglejte prejšnja poročila o analizi stroškov, če so na voljo
Če je vaša organizacija v preteklosti že analizirala stroške, uporabite iste ali podobne metode za kategorizacijo stroškov. Ohranjanje kontinuitete na ta način pomeni, da se poročila lahko primerjajo, zato so sčasoma bolj uporabna.
Ogledate si lahko tudi analizo stroškov, ki so jo izvedle podobne organizacije, ki izvajajo podobne programe ali ponujajo podobne storitve
Korak 2. Navedite vse neposredne stroške programa, ki ga ocenjujete
Neposredni stroški vključujejo plače in ugodnosti za člane ekipe, zaloge in material ter vse potrebno pohištvo ali opremo. Odvisno od vrste programa ali storitve, ki jo ponujate, imate lahko tudi stroške pogodbe, licenciranja ali zavarovanja.
- Neposredni stroški so specifični za program ali storitev, ki jih ocenjujete v analizi stroškov - ne delijo se z nobenim drugim programom.
- Režijski stroški, kot so komunalne storitve ali najemnina, so lahko neposredni stroški, če ima program ali storitev svojo lokacijo.
Korak 3. Vključite posredne stroške
Posredni stroški vključujejo splošne administrativne ali upravne plače in dajatve, prostore, opremo in vse ostalo, deljeno v več programih ali storitvah. Kaj boste opredelili kot posredne stroške, bo odvisno od tega, kako ste ločili programe ali storitve, ki jih ponuja vaša organizacija.
Ko boste izračunali stroške posameznega programa ali storitve, boste morali te posredne stroške razporediti
Korak 4. Organizirajte stroške, ki odražajo namen vaše analize
Navsezadnje želite, da je vaše poročilo o analizi stroškov uporabno za vašo organizacijo. Namesto da se zanašate na široke finančne kategorije, uporabite kategorije, ki natančno odražajo način uporabe vaše analize.
Standardne kategorije lahko vključujejo stroške osebja, operativne stroške in stroške zagona. V vsaki kategoriji določite, kateri stroški so neposredni in kateri posredni
3. del 3: Izračun stroškov
Korak 1. Zberite finančne evidence in informacije
Za vsako vrsto stroškov, ki jo nameravate vključiti v analizo stroškov, si zapišite, kje nameravate dobiti podatke za izračun te vrste stroškov. Če morate oceniti stroške, navedite, kje boste dobili podatke za zanesljivo oceno.
- Čim bolj uporabite podatke o dejanskih cenah. To bo povečalo uporabnost in zanesljivost vaše analize končnih stroškov.
- Za ocene poiščite zanesljive vire, ki jih je mogoče uporabiti čim ožje. Na primer, če morate oceniti plačo, uporabite povprečne stopnje za zaposlene lokalno, ne na nacionalni ravni.
Korak 2. Skupni neposredni stroški programa
Z uporabo podatkov v zbranih zapisih seštejte plače, zaloge, material in druge stroške, ki veljajo samo za program, ki ga ocenjujete. Podaljšajte te stroške za časovno obdobje za analizo stroškov.
- Če delate dolgoročno analizo stroškov, najprej izračunajte neposredne stroške tedensko ali mesečno in jih nato razširite.
- Pri izračunu stroškov osebja obvezno vključite stroške (ali vrednost) vseh ugodnosti, ki so na voljo zaposlenim v programu.
Korak 3. Posrednim stroškom dodelite program, ki ga analizirate
Če želite razporediti posredne stroške, določite, kako lahko posamezne stroške razdelite med različne programe. Nato izračunajte delež teh stroškov, ki jih uporablja program.
Recimo, da plačo direktorja človeških virov razporejate. Ker so odgovorni za osebje, je smiselno njihovo plačo razdeliti na število zaposlenih. Če imate skupaj 10 zaposlenih, od katerih sta 2 namenjena programu ali storitvi, ki jo ocenjujete, lahko programu za namene analize stroškov dodelite 20 odstotkov direktorjeve plače
Korak 4. Izračunajte amortizacijo sredstev
Če je treba za izvajanje programa ali opravljanje storitve, ki jo ocenjujete, uporabiti osnovna sredstva vaše organizacije, vključno s pohištvom, opremo ali napeljavami, je treba amortizacijo teh sredstev vključiti v skupne stroške programa ali storitve.
Izračun amortizacije je lahko zapleten postopek. Če nimate izkušenj s tem, razmislite o najemu računovodje
Korak 5. Upoštevajte skrite stroške
Odvisno od vaše organizacije in programa, ki ga ocenjujete, lahko nastanejo dodatni stroški, ki se ne pojavijo v nobenem proračunskem listu ali finančnem zapisu. Vključitev ocen teh stroškov v vašo analizo bo vaši oceni dala večjo verodostojnost.
- Na primer, če delate analizo stroškov programa za neprofitne namene, lahko skriti stroški vključujejo ocenjeno vrednost prostovoljnih ur, podarjenih materialov ali podarjenega prostora.
- Skriti stroški lahko vključujejo tudi oportunitetne stroške. Zagon enega programa lahko na primer vpliva na sposobnost vaše organizacije, da ponuja druge programe.
Korak 6. Na podlagi svojih ugotovitev naredite zaključke
Vrnite se k svojemu namenu za analizo stroškov in določite, kaj morate storiti. Vključite lahko tudi projekcije ali ocene prihodnjih stroškov za program ali storitev.
- Analiza stroškov bi morala vaši organizaciji zagotoviti resnične stroške izvajanja programa ali zagotavljanja določene storitve.
- Vaša analiza stroškov lahko sproži tudi dodatna vprašanja, kar kaže, da je potrebna dodatna analiza, preden se lahko sprejme končna odločitev.