Če ste bili pozvani, da napišete pismo o "dokazih o sredstvih", potem najverjetneje delate za banko ali drugo hranilnico. V nekaterih primerih bi lahko od zasebnika zahtevali predložitev dokazila o sredstvih, če imate v imenu nekoga denar ali drugo dragoceno premoženje. Pismo o dokazih o sredstvih je namenjeno obveščanju nekaterih zunanjih strank, običajno nekoga, ki ponuja nepremičnino za prodajo, da ima vaša stranka na voljo denar v določenem znesku, kar mu bo omogočilo dokončanje transakcije. Predložitev dokazila o sredstvih mora izpolnjevati določena formalna pričakovanja.
Koraki
1. del od 3: Preverjanje razpoložljivosti skladov
Korak 1. Preverite račune stranke
V večini primerov, če vas prosijo, da predložite dokazilo o sredstvih, delate kot posojilojemalec ali drugo višje osebje v banki, kreditni uniji ali drugi finančni instituciji. Prvi korak, preden začnete pisati pismo, je preveriti, ali ima stranka res potrebna sredstva. Če želite ugotoviti te podatke, boste morali preveriti evidenco vaše banke.
Korak 2. Pojasnite, katere račune je treba upoštevati
Glede na potrebe stranke boste morda morali preveriti več računov. Pri odjemalcu se morate prepričati, kateri računi se lahko upoštevajo. Na primer, stranka ima lahko pri vaši instituciji varčevalne, čekovne, denarne tržne ali druge račune, morda pa želi razmisliti le o sredstvih na enem računu. V celoti morate razumeti, kateri račun ali račune želi stranka preveriti.
Korak 3. Določite znesek denarja, ki ga je treba preveriti
Dokazilo o sredstvih na splošno bi moralo biti nekaj več kot le izjava o stanju na tekočem računu. Pri stranki morate preveriti raven financiranja, ki bo predstavljena v dokazu o sredstvih. Nato omejite jezik pisma le na ta znesek. Zaradi zasebnosti stranke ne smete posredovati več informacij, kot se zahteva.
Na primer, lahko ima stranka na določenem računu 2, 136, 942,27 USD. V tem času mora stranka le preveriti dokazilo o sredstvih do 100.000 USD. V vašem pismu mora biti preprosto navedeno, da ima stranka na voljo "vsaj 100.000 USD". To bo služilo namenu, vendar ne bo razkrilo več strankinih podatkov, kot je potrebno
2. del 3: Priprava pisma
Korak 1. Uporabite uradne pisalne potrebščine
Dokaz o denarnem sredstvu mora biti uradno. Uporabiti morate uradni pisarniški material svoje ustanove. To mora biti na pisemski glavi z navedbo imena institucije in njenega naslova. Če ima ustanova več lokacij podružnice, morate jasno navesti, katera lokacija pošilja pismo.
Korak 2. Navedite datum
To se zdi zgolj očitna formalnost, vendar je izredno pomembna. Kot del naslova pisma ne bi smeli vnesti le datuma, ampak tudi v telesu pisma navesti časovni okvir dokazila o preverjanju sredstev.
- V vašem pismu bi na primer pisalo: »Od 15. oktobra 2016 ima naša stranka John Smith dostop do vsaj _ USD na svojem računu v banki ABC.«
- Če navedete datum, lahko prodajalec preuči veljavnost dokazila o denarnem sredstvu. Na primer, če pismo napišete 15. oktobra 2016, vendar ga stranka ne predstavi šele naslednjega aprila, ima prodajalec pomisleke, ali so sredstva še na voljo. V tem primeru lahko prodajalec zahteva nov dokaz o dopisu sredstev.
Korak 3. Določite ime imetnika računa
V pismu dokazila o sredstvih morate navesti ime imetnika računa. Če obstaja razlika med imenom posameznika, ki zahteva črko, in imenom ali imeni na računu, se o tem pogovorite s stranko. V dokazilu o denarnem sredstvu morate navesti jasno izjavo o imenu ali imenih na računu in stranki, ki zahteva pismo.
Na primer, če g. John Smith zahteva dokazilo o denarnem sredstvu in je račun skupni račun gospoda in gospe Smith, lahko v vašem pismu piše: »Od 15. oktobra 2016 ima gospod John Smith dostop do najmanj _ USD na računu pri banki ABC. Omenjeni račun se skupaj vodi na imena gospoda Johna Smitha in gospe Alice Smith. Prodajalec lahko nato pregleda vaše pismo in se sam odloči, ali naj nadaljuje s transakcijo
Korak 4. Omenite vse omejitve
V nekaterih primerih se lahko dokazilo o sredstvih napiše za en sam poseben namen. V tem primeru bi morali v besedilu svojega pisma navesti vse take omejitve. Na primer, če vaša stranka zahteva dokazilo o znesku sredstev za udeležbo na dražbi, bi lahko v vašem pismu pisalo: »To dokazilo o sredstvih se nanaša le na registracijo stranke, da se lahko licitira pri dražbeni hiši Van Der Kellen 15. novembra 2016. Za vse za druge namene pa se za več informacij obrnite na banko."
3. del 3: Podpis in formalizacija pisma
Korak 1. Podpišite pismo
Če želite dokazilo o sredstvih sprejeti, ga mora podpisati pooblaščeni predstavnik institucije. Če niste pooblaščeni za posredovanje takšnih podatkov, ampak samo pripravljate pismo, boste morali pridobiti podpis nekoga z zadostnim pooblastilom.
Korak 2. Navedite uradni naslov podpisnika
Podpis mora spremljati uradni naslov osebe, ki je podpisala pismo. To je lahko nekaj takega kot "pomočnik podpredsednika" ali "skrbnik posojila". Očitno bi moralo biti, da imate pooblastila za posredovanje podatkov iz dokazila o sredstvih.
Korak 3. Ugotovite, ali stranka potrebuje pismo, ki je overjeno pri notarju
V večini primerov notarsko overjeno pismo ne bo potrebno, če pismo izpolnjuje vse druge formalnosti. V nekaterih primerih pa lahko prodajalec zahteva notarsko overjen podpis. Stranko morate vprašati, ali je to zahteva za to posebno transakcijo.
Korak 4. Predložite pismo naročniku
V mnogih primerih je treba dokazilo o denarnem sredstvu hitro izpolniti in dostaviti, ker stranka morda dela na časovno občutljivi transakciji. Od stranke bi morali izvedeti, ali naj pismo ostane v vaši pisarni, da ga prevzamejo ali dostavijo na določen naslov. Naročnik lahko od vas zahteva, da pismo dostavite s posebnim sporočilom ali dostavo čez noč, če je čas bistven. Vsekakor je na vas, da veste, kaj je potrebno.