Življenje je nepredvidljivo in včasih morate samo preklicati sestanek. Da bi zmanjšali morebitne nevšečnosti in bili vljudni, je pomembno, da prekličete takoj, ko bo jasno, da ne boste mogli priti na sestanek. Če je mogoče, o tem obvestite 24 ur vnaprej. Bodite vljudni in spoštljivi ter ponudite, da se boste izognili koledarjem drugih, da jih prestavite. Ali pa, če je na sestanek namenjenih več ljudi, ugotovite, ali lahko pokličete ali pošljete koga na svoje mesto, da vam ne bo treba najti drugega časa, ki bo ustrezal vsem.
Koraki
Metoda 1 od 2: Vljudno odpoved sestanka
Korak 1. Oprostite, če sestanek vnaprej prekličete
Če prekličete 24 ur ali več vnaprej, e -poštno sporočilo deluje dobro. Dajte čim več glave navzgor. Tako lahko druga oseba spremeni svoj urnik. Če so zelo zaposleni, lahko predhodno obvestilo naredi veliko razliko.
- E -poštno sporočilo je pogosto učinkovitejše od telefonskega klica, saj ga lahko prejemnik hitro pregleda v minuti ali manj, vendar ne morete biti prepričani, da bo kdo videl vaše sporočilo, če ga pošljete v zadnjem trenutku.
- Če je druga oseba odpotovala iz vašega mesta na vaš sestanek, se potrudite, da jo prestavite, preden gre domov. Če še niste prispeli v mesto, poskusite obvestiti vsaj 2 dni, da lahko po potrebi prekličejo načrte potovanja.
Korak 2. Če je mogoče, pokličite preklic v zadnjem trenutku
Če prekličete sestanek, ki naj bi se zgodil čez dan, pokličite drugo osebo. V nasprotnem primeru morda ne bodo videli e -poštnega sporočila pred sestankom in lahko izgubijo čas, ko vas čakajo.
- Recite nekaj takega: "Vem, da bi se morali sestati danes, vendar sem moral vzeti svojega otroka, ki je zbolel v šoli. Popoldne sem zunaj, imate čas za sestanek zjutraj?"
- Če ne morete priti do telefona, pošljite e -pošto čim prej.
Korak 3. Navedite razlog za kratek preklic
Odpoved sestanka pogosto povzroča težave drugim, ki so vas pričakovali. Vljudno je, da jim sporočite, zakaj vam ne uspe, ne da bi se preveč spuščali v podrobnosti. V nasprotnem primeru bi lahko domnevali, da se vam preprosto ni zdelo.
- Na primer, če ste bolni, je dovolj razlog, da zamudite sestanek, ne da bi se spuščali v podrobnosti o svoji bolezni.
- Če se je zgodil nov sestanek ali sestanek, ki ga ne smete zamuditi, preprosto povejte, da ste prišli do nepredvidenega spora glede načrtovanja. Odpoved enega sestanka za drugega je lahko nesramna, zato je v redu, da so podrobnosti nejasne.
Korak 4. Izogibajte se izgovorom
Če imate utemeljen razlog, da zamudite sestanek, je v redu, da se o tem malo pogovorite. Če pa razloga nimate, ga ne izmišljajte. Ljudje bodo lahko povedali, da si nekaj izmišljate, in to bo postalo nesramno.
- Če vam preprosto ni do sreče, naj bo na splošno. Na primer: "Prišlo je nekaj osebnega in moram prestaviti današnji sestanek."
- Ne uporabljajte prepogosto splošnih izgovorov. Če se enkrat mesečno ali več pojavi "nekaj osebnega", vas bodo kolegi začeli obravnavati kot kosmiče.
5. korak Iskreno se opravičite
Odpoved sestanka bo veliko bolje, če se iskreno opravičite. Povežite ga z razlogom, da prekličete, in ponudite, da odpravite neprijetnosti.
Poskusite reči nekaj takega: "Vem, kako dragocen je vaš čas, in se vam opravičujem zaradi spora glede razporeda. Prilagam svoje zapiske, da jih pregledate, da bomo lahko poenostavili naš nadaljnji sestanek."
Korak 6. Spoštujte čas drugih udeležencev
Če se bo udeležilo več drugih ljudi, se zavedajte, da lahko popolna odpoved sestanka povzroči neprijetnosti za več ljudi. Če je mogoče, se izogibajte preklicu in namesto tega ponudite drugo rešitev.
Na primer, lahko pokličete, pošljete drugega člana vašega oddelka, da ga izpolni, ali po e -pošti pošljete vse ustrezne podatke, ki ste jih nastavili
Metoda 2 od 2: Prerazporeditev sestanka
Korak 1. Načrtujte čimprejšnji razpored
Verjetno je, da je bil sestanek najprej načrtovan za obravnavo časovno občutljivih informacij. Pripravite si primeren čas za prerazporeditev v enem dnevu ali dveh, da zmanjšate nevšečnosti.
2. korak Kolikor se da, se izogibajte urniku druge osebe
Ker povzročate morebitne nevšečnosti, je vljudno, da se izognete urniku druge osebe. Vendar se ponudite, da se srečate le, ko ste dejansko na voljo. Ne želite, da bi morali znova načrtovati.
Vprašajte: "Kdaj bi bilo primerno, da prestavite urnik? V četrtek popoldne nisem dosegljiv, lahko pa si vzamem čas zjutraj ali na drug dan."
Korak 3. Blokirajte čas v koledarju, ko niste na voljo
Da bi se izognili glavobolom, ko prestavljate sestanek, blokirajte ves čas, ko ne boste dosegljivi. Nato lahko jasno delite možne čase za prerazporeditev, ne da bi pri tem naleteli na več sporov.
Če ugotovite, da med sestanki med dnevom potrebujete malo časa, ga blokirajte v koledarju, da vas ljudje v tem oknu ne bodo videli kot razpoložljivega
Korak 4. Ponudite, da sestanek spremenite v telefonski klic
Če je razlog, da na sestanek ne morete priti, promet, vreme ali kakšen dejavnik, zaradi katerega fizično ne morete priti tja, se namesto tega obrnite na sestanek. Opravičite se, ker niste mogli priti na sestanek. Če je potrebno, si vzemite čas za osebno spremljanje.